Conform prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 474 din 28.04.1998 cu privire la aplicarea maşinilor de casă şi control cu memorie fiscală pentru efectuarea decontărilor în numerar, utilizatorii MCC, au obligația de a utiliza MCC în stare funcțională.
Conform documentului legislativ menționat, MCC se consideră în stare funcțională dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:
- Modelul e inclus în Registrul unic;
- Regimul fiscal este lansat;
- MCC emite bonuri de casă, benzi de control, rapoarte de închidere zilnică și rapoarte periodice;
- Suportul de hârtie pe care se tipăresc documentele, precum și modul de imprimare asigură vizibilitatea și lizibilitatea lor pe data de păstrare;
- Sigiliile furnizorului MCC sunt aplicate în locurile stabilite, valide, nedeteriorate şi elementele de identificare ale sigiliilor corespund celor consemnate în Registrul asistenţă tehnică;
- Numărul de fabricaţie programat în MCC este cel de pe placa de marcaj a MCC şi corespunde celui din cartea tehnică.
- MCC imprimă pe documente data calendaristică curentă, și timpul cu deviere maximă de 15 minute de la timpul real. Excepție de la prevederea dată, este permisiunea de a devia cu oră, în perioada de trecere de la ora de vară/iarnă la ora de iarnă/vară.
Atenție MCC care se utilizează cu încălcarea a cel puţin uneia dintre cerinţele enumerate, se consideră de către organul fiscal - defectată .
În acest sens, utilizatorii MCC au obligația de a schimba ora, până la data de 20 noiembrie/aprilie a anului în curs.
Pentru nerespectarea acestei condiții, se aplică amendă, conform Codului Contravențional, art. 2931 în valoare cuprinsă între 18 și 30 unități contravenționale, aplicată persoanei cu funcţie de răspundere.