Intrucțiunea cu privire la modul de utilizare a serviciilor fiscale electronice, a fost aprobată conform Ordinului SFS nr. 232 din 27 iulie 2017.
Potrivit prevederilor enunțate, accesul contribuabilului la serviciile fiscale electronice se acordă în baza Acordului de conectare la serviciile fiscale electronice, încheiat cu Operatorul, conform prevederilor interne ale acestuia pentru prezentarea dărilor de seamă în format electronic, și pentru a accesa serviciile fiscale electronice de pe portalul www.servicii.sfs.md.
Contribuabilii, ce cad sub incidența art. 187 alin. (21) din Codul fiscal, beneficiază de acces la serviciile fiscale electronice cu titlu gratuit. Conectarea primară a categoriei date de contribuabili se face prin intermediul subdiviziunilor teritoriale ale SFS.
Pentru a accesa serviciile fiscale electronice, contribuabilul se va înregistra pe portalul www.servicii.sfs.md , și după caz va înregistra persoanele responsabile, utilizatori ai serviciilor fiscale electronice. Persoanele responsabile ale contribuabilului, pentru a fi conectați la serviciile fiscale electronice, vor fi obligați să prezinte copia buletinului de identitate a conducătorului sau a contabilului-șef, însoțită de original, iar pentru contribuabilul este cetățean străin sau apatrid, se prezintă copia pașaportului, cu anexarea după caz a copiei permisului de ședere și/ sau a certificatului de atribuire a codului fiscal, eliberat de organul fiscal, însoțite de original.
Întocmirea documentelor fiscale electronice, se efectuează utilizându-se formularele documentelor fiscale prevăzute de legislația în vigoare și puse la dispoziție în cadrul serviciilor fiscale electronice.
Dacă formularele documentelor fiscale se modifică, atunci Seviciul Fiscal de Stat, după aprobarea acestora le va prezenta Operatorului, care le va plasa pe portalul www.servicii.sfs.md doar după intrarea lor în vigoare.
Semnăturile electronice, ale persoanelor responsabile împuternicite să semneze, trebuie să fie valabile, în momentul semnării acestora. Transmiterea numelui de utilizator, parolei și semnăturii electronice altor persoane, de către persoanele responsabile ale contribuabilului, este interzisă.
Pentru fiecare tip de impozit, taxă și alte plăți, documentele fiscale electronice se prezintă în termenele prevăzute de legislație. Contribuabilul este obligat să corecteze erorile ca urmare a introducerii greșite a datelor, precum și orice alte erori constatate, înainte de a transmite documentele fiscale electronice în modul stabilit.
Data prezentării documentului fiscal electronic, se consideră data când este recepționat în SISFS, dacă este întocmit în modul stabilit de actele legislative și normative în vigoare. Pentru a fi sigur de recepționarea documentului electronic de către SFS, contribuabilul primește notificarea de acceptare a documentului fiscal electronic prin recipisa electronică de confirmare a acceptării acesteia în SISFS.
Contribuabilul prezintă documentul fiscal electronic corectat cu respectarea prevederilor Codului fiscal și ale altor acte normative în vigoare. Anularea documentelor fiscale electronice anterioare, la fel se efectuează în modul stabilit de legislație.
Suspendarea/blocarea accesului contribuabilului la serviciile fiscale electronice poate fi realizată de către SFS ori Operator, cu indicarea motivului suspendării/blocării. Restabilirea accesului la serviciile fiscale electronice, va fi posibil din momentul înlăturării cauzelor ce au condiționat suspendarea/blocarea acestora.
Drept motiv pentru suspendarea/blocarea accesului poate servi:
a) lichidarea sau reorganizarea;
b) anularea contribuabilului în calitate de contribuabil al TVA, înregistrarea facturilor fiscale în SIA „Registrul general electronic al facturilor fiscale" (din data expirării termenului legal de înregistrare);
c) modificarea persoanelor responsabile (conducătorul/ persoana care exercită atribuțiile conducătorului și/sau contabilul-șef) ale contribuabilului de semnare a documentelor fiscale electronice, până la data prezentării de către contribuabil a Acordului Adițional încheiat cu Operatorul sau expedierea de către Operator a documentului scanat către SFS, prin intermediul poștei electronice.
Dacă persoana, care exercită atribuțiile de conducător, contabil-șef sau altei persoane responsabile, atunci, se eliberează din funcție, atunci contribuabil, este obligat să informeze Operatorul imediat sau cel târziu în decurs de 3 zile lucrătoare din data producerii evenimentului, și, după caz, să inițieze procedura de înregistrare a utilizatorului nou.
Conform Instrucțiunii, situațiile litigioase în funcție de natura și complexitatea lor se soluționează în regim de lucru și/sau de către Comisia de soluționare a situațiilor litigioase a Serviciului Fiscal de Stat (SFS). Partea (operatorul sau contribuabilul) care depistează împrejurări ce indică prezența unei situații litigioase, are obligația să înștiințeze imediat cealaltă parte despre aceasta. Ulterior, părțile implicate în litigiu au obligația să verifice prezența acestor împrejurări și să întreprindă măsuri pentru soluționarea situației litigioase, înștiințându-se reciproc despre rezultatele verificării și acțiunile întreprinse.
Serviciul este disponibil 24 din 24 de ore, 7 zile pe săptămână, 365 de zile în an. Despre posibile întreruperi ale a posibilității accesării serviciilor fiscale electronice, care survin în urma lucrărilor de deservire tehnică, Operatorul anunță preventiv.
Responsabilitatea față de corectitudinea, veridicitatea și autenticitatea datelor indicate la înregistrare în sistem, precum și utilizarea corectă a serviciului fiscal aparține contribuabilului. Nerespectarea prevederilor Instrucțiunii privind modul de utilizare a serviciilor fiscale electronice se sancționează în conformitate cu legislația în vigoare.