Nu prea dese, nici prea lungi și mai ales - la obiect. Așa ar trebui să fie ședințele pentru a da rezultate și a nu consuma prea mult din timpul echipei. Iată 7 sfaturi despre cum să nu pierzi timpul în ședințe.
Cât de frecvente?
Depinde de scopul acestor şedinţe. Dacă vorbim de şedinţe operaţionale, de regulă, sunt săptămânale. În funcţie de specificul activităţii, pot fi şi bilunare. În anumite departamente de producţie este nevoie de şedinţe zilnice.
Şedinţele de strategie şi comunicare a rezultatelor către întreagă echipă sunt anuale sau de două ori pe an. Şi sigur că sunt şi şedinţe ad-hoc atunci când apar lucruri importante sau neprevăzute.
Când - în ce moment al zilei sau al săptămânii?
Fiecare companie alege intervalul de timp potrivit pentru şedinţe, în funcţie de fluxul de activitate şi de termenele de raportare din acea companie.
Zilele de luni şi vineri sunt preferate pentru a putea discuta şi planifica activitatea săptămânală. Şedinţele programate luni la prima oră şi vineri la finalul programului nu prea sunt apreciate de către participanţi. Dacă fluxul de activitate nu permite evitarea acestor intervale, este important ca oamenii să înţeleagă de ce anume a fost aleasă acea ora. În timp, sigur că fiecare se obişnuieşte cu un anumit ritm şi ceea ce iniţial a presupus poate un efort devine nu doar normal, ci şi util.
Cât de lungi?
O şedinţa de 45-60 minute poate oferi suficient spaţiu de exprimare şi le permite participanţilor şi să îşi păstreze atenţia concentrată pe subiectele discutate. Sigur că depinde şi de numărul de participanţi şi de agendă.
Cu glume sau fără glume, cu gustări sau fără, cu accent pe ce s-a realizat/nerealizat sau pe ce urmează a fi făcut?
Aceste lucruri depind mult de cultura fiecărei companii. Sunt companii care pun mai mult accent pe comunicare/relaţionare şi pe modul în care se simt angajaţii şi atunci şedinţele pot fi nişte evenimente sociale plăcute, unde se fac glume, există gustări etc. Aceste şedinţe pot dura mai mult şi este important ca la final să existe nişte concluzii clare pentru toată lumea. În alte companii şedinţele sunt „scurte şi la obiect", accentul cade pe latura funcţională, nu pe cea socială.
Nu putem vorbi aici despre cum este corect sau greşit, ci de ce tipuri de şedinţe sunt potrivite pentru fiecare cultură organizaţională. Măsura în care accentul cade pe ce s-a realizat sau ce urmează a fi făcut ţine şi de cultură companiei, şi de scopul şedinţei (discutare rezultate sau planificare acţiuni viitoare). Dacă vorbim de o cultură cu decizii centralizate, în care un grup restrâns decide şi îi informează pe ceilalţi ce au de făcut, atunci accentul va cădea pe CE s-a realizat şi CE urmează să fie făcut. Dacă vorbim de o cultură cu decizii descentralizate şi colaborativă, atunci sigur că se va discuta mai mult DE CE, CUM şi CE urmează a fi făcut, fără a ignora ce anume s-a realizat; este vorba doar de pondere.
Cât este planificat şi cât spontan?
Agenda discuţiei este utilă pentru că oferă structură şi disciplină. Da, este bine să fie trimisă în avans. Regula de 80/20 poate funcţiona foarte bine şi în privinţa subiectelor fixe vs spontane.
Cum te asiguri că discuţiile duc la acțiuni?
Prin existenţa unor concluzii şi a unui plan de acţiuni la finalul şedinţei - acţiuni, responsabili, termene, prin responsabilizarea celor care participă la aceste şedinţe şi urmărirea gradului de realizare a acţiunilor la şedinţa următoare.
Ce greşeli fac în general managerii?
Greşelile cele mai frecvente în organizarea şedinţelor ţin de simţul măsurii. Managerii pot organiza şedinţe prea lungi sau prea scurte, prea dese sau foarte rare, şedinţe care sunt ca un monolog în care managerul vorbeşte şi ceilalţi ascultă, şedinţe unde nu este clară agenda sau unde chiar dacă este clară nu este respectată, şedinţe care se termină fără nicio concluzie.