37.9k
Home  »  Articole  »  Contabilitate   »   Termenul de păstrare a documentelor financiar contabile

Termenul de păstrare a documentelor financiar contabile

(1 voturi, medie: 5,00 din 5)
Se încarcă...

Termenul de păstrare a documentelor financiar contabile

        Vă prezint mai jos normele actuale în ce privește termenul de păstrare a arhivei contabile.
Men
ționez că dispozițiile privind arhivarea și păstrarea registrelor și a documentelor financiar-contabile se regăsesc în “Indicatorul documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova  aprobat de către Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova la 03.12.1997, Legea Contabilităţii art. 43, entitatea este obligată să păstreze pe suport de hîrtie sau în formă electronică documentele contabile care includ: documentele primare, registrele contabile, rapoartele financiare şi alte documente aferente organizării şi ţinerii contabilităţii.

           Păstrarea registrelor și a documentelor justificative și contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, după caz.

          Arhivarea documentelor justificative și contabile se face în conformitate cu prevederile legale și cu următoarele reguli generale:
   - documentele se grupează în dosare, numerotate,
șnuruite și parafate;
   - gruparea documentelor în dosare se face cronologic
și sistematic, în cadrul fiecărui exercițiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societății, documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;
   - dosarele con
ținînd documente justificative și contabile se pastrează în spații amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
   - eviden
ța documentelor la arhivă se ține cu ajutorul Registrului de evidență, potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele și documentele intrate în arhivă, precum și mișcarea acestora în decursul timpului.

- enitățile care sunt în proces lichidare difinitivă, sunt obligate să transmite documentele financiar – contabilă după raza teritorială de deservire a arhivei de stat.

          Eliminarea din arhivă a documentelor al caror termen legal de păstrare a expirat se face de către o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului persoanei terțe, după caz. În această situație se întocmește un proces-verbal și se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidență al arhivei.
         A
șadar, dupa expirarea termenului legal de păstrare, documentele pot fi eliminate din arhivă, în baza unui proces verbal aprobat de administratorul societății.

Perioada de păstrare a documentelor financiar - contabile

Tipul act sau document

Perioada

Reglementărilor privind subdiviziunile structurale ale agenţiilor, a organizaţiilor, întreprinderilor

3 ani

Personalul

3 ani

Clauzele model cu privire la prevederile fişelor de post

3 ani

Avize privind aplicarea legislaţiei muncii şi a dreptului muncii

5 ani

Documente (avize, decizii, corespondenţă), cu privire la sancţiuni administrative

3 ani

Documente (avize, corespondenţă, etc) privind conflictele legate de muncă

3 ani

Corespondenţa cu autoritatile legislative şi executive, cu autorităţile administraţiei publice centrale şi băncile pe probleme de credit

10 ani

Documente (declaraţii, contractele de împrumut, gajuri, suplimentele la acestea, copii ale certificatelor de înregistrare a întreprinderii, de gaj, bilanţurile şi rapoartele) privind înregistrarea, eliberarea şi pentru a asigura rambursarea împrumuturilor şi creditelor

3 ani

Rapoarte şi alte informaţii privind alocarea, utilizarea şi rambursarea împrumuturilor

3 ani

Rapoartele statistice, tabele, declaraţii, informaţii, informaţii cu privire la toate activităţile de bază a organizaţiilor:

 

a) anual consolidat

----

b) anual

10 ani

c) semistriale

5 ani

d) trimestriale

3 ani

Rapoartele statistice ale subdiviziunilor

3 ani

Declaraţiile şi bilanţurile organizatiilor, rapoarte de performanţă şi note explicative la acestea:

 

a) anual consolidat

----

b) anual

10 ani

a) trimestriale

3 ani

Rapoarte specifice (de profit şi pierdere, declaraţii de stocuri şi titluri de valoare, investitii si beneficii financiare, structura costurilor şi de investiţii, etc) societăţilor pe acţiuni şi fonduri de investiţii

10 ani

Rapoarte cu privire la finanţarea: a) raportul anual consolidat

 

a) anual

10 ani

b) trimestriale

3 ani

Bilanţuri de lichidare, anexe, notele explicative la aceasta

10 ani

Procese-verbale ale adunarilor privind revizuirea şi aprobarea rapoartelor şi bilanţului:

 

a) anual

10 ani

b) trimestrial

3 ani

Documente primare şi anexele lor, înregistrarile tranzacţiilor, care au stat la baza înregistrărilor contabile (documente de casa, documente bancare, anunţuri, la bănci şi cerinţele de transfer, extrase de cont, ordine de lucru, tabele de pontaj, acte de primire, acte de casare, cecuri şi facturi, deconturi de avans, s.a.)

5 ani

Fişe personale

 

a) salariati, şomeri

75 ani

b) beneficiarii pensiilor şi a indemnizaţiilor de stat

5 ani

Borderourile de calcul si plata a

 

а) salariilor

5 ani

b) dividendelor

5 ani

Fisele de inventariere şi registrul mijloacelor fixe, documentele primare privind tranzacţiile cu mijloacele fixe

5 ani

Procuri pentru a primi mijloace banesti si bunuri materiale (inclusive cele anulate)

3 ani

Registre contabile (cartea mare, jurnale ordere, s.a. )

5 ani

Registre privind evidenta veniturilor, decontarilor, operatiunilor de casa, dispozitii de casa, s.a.

3 ani

Informaţii privind limitele salariilor şi controlul asupra distribuţiei lor, calculul cheltuielilor, şi restanţele de salarii, reţinere de salarii din fondurile de asigurări sociale, plata prestaţiilor, etc

3 ani

Actele de audit al activităţilor financiare şi economice ale organizaţiilor şi surse de informare, rapoartele de audit

5 ani

Contracte, acorduri (economice, de muncă operaţionale,, etc)

5 ani

Documente (certificate, informaţii, liste) de concediere a angajaţilor în legătură cu reducerea, reorganizare sau de lichidare a agenţilor economici

3 ani

Contracte colective

10 ani

Graficul de ieşire a angajaţilor la serviciu

1 ani

Documente (certificate, memorii, documente) privind monitorizarea respectării normelor de muncă de evaluare, cheltuieli de salarizare, dreptul muncii

5 ani

Registre privind instruirile pentru protectia muncii

10 ani

Inregistrari privind angajarea, transferal sau concedierea angajatilor

75 ani

Fişe personale (cereri, formulare, curriculum vitae, copii şi extrase din comenzi pentru angajare, transfer, detaşare, concediere, copii ale documentelor personale):

75 ani

c) lucrătorilor, lucrătorii de birou, lucrătorii tehnice, oamenii de ştiinţă, de grade non-academic şi titluri;

d) Şomeri

Fişe personale ale lucrătorilor, angajaţi, ingineri şi muncitori tehnice (inclusiv personal angajat temporar)

75 ani

Registre privind evidenţa eliberării carnetelor de munca, contractelor de munca

50 ani

Sursa:   Indicatorul documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova" aprobat prin ordinul directorului Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova nr.3 din 3 decembrie 1997. Extras

Autor: Igor Goreacii

 Specializarea Finanțe și Contabilitate

Comentarii

  1. Andrei Pascari spune:

    Intrebare: Dar daca bordeorurile de tip fara semnatura sunt in format lectronic, ce fac? Tot asa termen pastrez care sunt vizati…

  2. Lena spune:

    Te conduci dupa extrasul din arhiva de stat. Problema e la noi nu se face update la legislatie la timp 🙂

  3. grisha spune:

    asta este valabil numai pentru intreprinderile de stat? sau se refera la toate persoanele juridice din RM?

  4. Super contabil spune:

    Este valabil si pentru partea privata, termenii indicati.

  5. grisha spune:

    dl.super va multumesc mult pt raspuns.
    vreau sa stiu inca mai exact cum are loc distrugerea („eliminarea”)?
    pot sa le ard la un frigarui sau le dau la un serviciu al arhivei de stat si merg ei la frigurai in cinstea mea, ce conditii voi intimpina in acest caz?

  6. Super contabil spune:

    Grisha cel amai bine e sa te adresez ca companie specializata. Iti vor cere o taxa de achitare acestor servicii. Toata povara va merge pe ei. Succes.

  7. Nadia spune:

    Buna ziua. Ati putea scrie  un numar de telefon a acestor companii specializate?

     

Înregistrare

Restabilirea parolei

Se încarcă...