Termenul de păstrare a documentelor financiar contabile
Vă prezint mai jos normele actuale în ce privește termenul de păstrare a arhivei contabile.
Menționez că dispozițiile privind arhivarea și păstrarea registrelor și a documentelor financiar-contabile se regăsesc în “Indicatorul documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii
Păstrarea registrelor și a documentelor justificative și contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, după caz.
Arhivarea documentelor justificative și contabile se face în conformitate cu prevederile legale și cu următoarele reguli generale:
- documentele se grupează în dosare, numerotate, șnuruite și parafate;
- gruparea documentelor în dosare se face cronologic și sistematic, în cadrul fiecărui exercițiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societății, documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;
- dosarele conținînd documente justificative și contabile se pastrează în spații amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
- evidența documentelor la arhivă se ține cu ajutorul Registrului de evidență, potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele și documentele intrate în arhivă, precum și mișcarea acestora în decursul timpului.
- enitățile care sunt în proces lichidare difinitivă, sunt obligate să transmite documentele financiar – contabilă după raza teritorială de deservire a arhivei de stat.
Eliminarea din arhivă a documentelor al caror termen legal de păstrare a expirat se face de către o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului persoanei terțe, după caz. În această situație se întocmește un proces-verbal și se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidență al arhivei.
Așadar, dupa expirarea termenului legal de păstrare, documentele pot fi eliminate din arhivă, în baza unui proces verbal aprobat de administratorul societății.
Perioada de păstrare a documentelor financiar - contabile
Tipul act sau document | Perioada | |
Reglementărilor privind subdiviziunile structurale ale agenţiilor, a organizaţiilor, întreprinderilor | 3 ani | |
Personalul | 3 ani | |
Clauzele model cu privire la prevederile fişelor de post | 3 ani | |
Avize privind aplicarea legislaţiei muncii şi a dreptului muncii | 5 ani | |
Documente (avize, decizii, corespondenţă), cu privire la sancţiuni administrative | 3 ani | |
Documente (avize, corespondenţă, etc) privind conflictele legate de muncă | 3 ani | |
Corespondenţa cu autoritatile legislative şi executive, cu autorităţile administraţiei publice centrale şi băncile pe probleme de credit | 10 ani | |
Documente (declaraţii, contractele de împrumut, gajuri, suplimentele la acestea, copii ale certificatelor de înregistrare a întreprinderii, de gaj, bilanţurile şi rapoartele) privind înregistrarea, eliberarea şi pentru a asigura rambursarea împrumuturilor şi creditelor | 3 ani | |
Rapoarte şi alte informaţii privind alocarea, utilizarea şi rambursarea împrumuturilor | 3 ani | |
Rapoartele statistice, tabele, declaraţii, informaţii, informaţii cu privire la toate activităţile de bază a organizaţiilor: |
| |
a) anual consolidat | ---- | |
b) anual | 10 ani | |
c) semistriale | 5 ani | |
d) trimestriale | 3 ani | |
Rapoartele statistice ale subdiviziunilor | 3 ani | |
Declaraţiile şi bilanţurile organizatiilor, rapoarte de performanţă şi note explicative la acestea: |
| |
a) anual consolidat | ---- | |
b) anual | 10 ani | |
a) trimestriale | 3 ani | |
Rapoarte specifice (de profit şi pierdere, declaraţii de stocuri şi titluri de valoare, investitii si beneficii financiare, structura costurilor şi de investiţii, etc) societăţilor pe acţiuni şi fonduri de investiţii | 10 ani | |
Rapoarte cu privire la finanţarea: a) raportul anual consolidat |
| |
a) anual | 10 ani | |
b) trimestriale | 3 ani | |
Bilanţuri de lichidare, anexe, notele explicative la aceasta | 10 ani | |
Procese-verbale ale adunarilor privind revizuirea şi aprobarea rapoartelor şi bilanţului: |
| |
a) anual | 10 ani | |
b) trimestrial | 3 ani | |
Documente primare şi anexele lor, înregistrarile tranzacţiilor, care au stat la baza înregistrărilor contabile (documente de casa, documente bancare, anunţuri, la bănci şi cerinţele de transfer, extrase de cont, ordine de lucru, tabele de pontaj, acte de primire, acte de casare, cecuri şi facturi, deconturi de avans, s.a.) | 5 ani | |
Fişe personale |
| |
a) salariati, şomeri | 75 ani | |
b) beneficiarii pensiilor şi a indemnizaţiilor de stat | 5 ani | |
Borderourile de calcul si plata a |
| |
а) salariilor | 5 ani | |
b) dividendelor | 5 ani | |
Fisele de inventariere şi registrul mijloacelor fixe, documentele primare privind tranzacţiile cu mijloacele fixe | 5 ani | |
Procuri pentru a primi mijloace banesti si bunuri materiale (inclusive cele anulate) | 3 ani | |
Registre contabile (cartea mare, jurnale ordere, s.a. ) | 5 ani | |
Registre privind evidenta veniturilor, decontarilor, operatiunilor de casa, dispozitii de casa, s.a. | 3 ani | |
Informaţii privind limitele salariilor şi controlul asupra distribuţiei lor, calculul cheltuielilor, şi restanţele de salarii, reţinere de salarii din fondurile de asigurări sociale, plata prestaţiilor, etc | 3 ani | |
Actele de audit al activităţilor financiare şi economice ale organizaţiilor şi surse de informare, rapoartele de audit | 5 ani | |
Contracte, acorduri (economice, de muncă operaţionale,, etc) | 5 ani | |
Documente (certificate, informaţii, liste) de concediere a angajaţilor în legătură cu reducerea, reorganizare sau de lichidare a agenţilor economici | 3 ani | |
Contracte colective | 10 ani | |
Graficul de ieşire a angajaţilor la serviciu | 1 ani | |
Documente (certificate, memorii, documente) privind monitorizarea respectării normelor de muncă de evaluare, cheltuieli de salarizare, dreptul muncii | 5 ani | |
Registre privind instruirile pentru protectia muncii | 10 ani | |
Inregistrari privind angajarea, transferal sau concedierea angajatilor | 75 ani | |
Fişe personale (cereri, formulare, curriculum vitae, copii şi extrase din comenzi pentru angajare, transfer, detaşare, concediere, copii ale documentelor personale): | 75 ani | |
c) lucrătorilor, lucrătorii de birou, lucrătorii tehnice, oamenii de ştiinţă, de grade non-academic şi titluri; | ||
d) Şomeri | ||
Fişe personale ale lucrătorilor, angajaţi, ingineri şi muncitori tehnice (inclusiv personal angajat temporar) | 75 ani | |
Registre privind evidenţa eliberării carnetelor de munca, contractelor de munca | 50 ani |
Sursa: Indicatorul documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova" aprobat prin ordinul directorului Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova nr.3 din 3 decembrie 1997. Extras
Autor: Igor Goreacii
Specializarea Finanțe și Contabilitate