Три самые распространенные бухгалтерские ошибки

Не только налоговая пора является временем, когда бухгалтерам стоит пересматривать свою учетную политику. Эксперты говорят, что начинающий бизнес (чаще всего он) допускает иногда такие ошибки, которые на первый взгляд являются простыми, а на деле могут означать существенную разницу между действительно плохим и действительно хорошим финансовым годом. Вот три типовые ошибки, чаще всего допускаемые частными предпринимателями и небольшими начинающими фирмами.

Ошибка первая: вы воспринимаете продажи как выручку до момента, когда продукт (или услуга) будут фактически доставлены. Вспомним пример Стюарта Райша (Stuart Reisch). Стюарт Райш, вообще говоря – сооснователь компании Transform, которая занимается в США изготовлением модулей памяти. На этой бухгалтерской ошибке он обжегся в далеком 1999 году, когда запускал свой первый бизнес. У его нью-йоркской компании было $1.4 миллиона по статье продаж против $1.2 в расходах. Выглядело все так, будто бы прибыли за период составляют $200 тыс., однако все продукты, что были проданы на эти 200 тыс., фактически не были установлены до января следующего года. В конце концов начинающему бизнесмену пришлось пересчитать свою отчетность и признать, что на самом деле его бизнес отработал тот год с нулевой прибылью. По итогу даже пришлось отказаться от планов на расширение. «Вместо этого мы стали работать над ограничением издержек, чтобы чуть поднять нижнюю границу», – говорит Стюарт Райш, чья компания с численностью персонала 65 человек теперь получает годовую прибыль в $6.5 миллионов. – «Хотя уже к середине следующего года мы смогли чуть расширить рекламную компанию и нанять дополнительного продавца».

Итак, вывод: когда вы признаете акт продажи, не воспринимайте это сразу же в качестве дохода, пока ваша компания этот товар или услугу не доставит до потребителя. Большие продажи, неверно признанные в качестве выручки за период, когда они еще не доставлены, могут создать ложное чувство, что компания работает в прибыль.

Ошибка вторая: вы не учитываете финансовый эффект от больших приобретений (например, оборудования). В самом деле, представьте, что вы платите наличностью за приобретение нового сервера, например, или какого-то другого оборудование, которое собираетесь амортизировать с течением времени. Это большое дорогостоящее оборудование. Однако эксперты предупреждают, что залезать в таких случаях слишком глубоко в наличные резервы недальновидно, поскольку ставит бизнес под угрозу сразу по нескольким параметрам.

«Чего не понимают многие владельцы бизнеса – так это того, что расходование капитала на оборудование или меблировку помещений не только истощает резервы наличности в краткосрочном периоде, но еще и вернется к ним спустя какое-то время, когда настанет налоговая пора», – говорит Франка Винчестер (Franka Winchester), основатель поставщика финансовых и управленческих услуг Pacific Crest Group (Калифорния). Что здесь имеется в виду. Когда вам необходимо постепенно списывать актив большой стоимости, вы уже не можете сказать, что это ваш одноразовый расход (в плане влияния на налоги). А если вы не можете этого сделать, вам придется платить и в следующий раз, когда придет время заполнять налоговую.

Вывод: планируя большое приобретение вроде оборудования, подумайте о краткосрочном займе, если оплата наличностью, по вашим оценкам, должна пробить значительную брешь в резервах. Использование кредитной карточки остается приемлемым вариантом в отношении предметов, за которые – вы это точно знаете – вы расплатитесь в пределах нескольких месяцев. Но бойтесь высоких процентных ставок! Лизинг также является хорошей альтернативой, если, скажем, оборудование, которое вы собираетесь использовать, нуждается в периодических обновлениях, и при этом использовать его вы собираетесь на временной основе.

Ошибка третья: вы путаете прибыль и денежные потоки. Некая Анна-Мария Файола (Anne-Marie Faiola), владеющая компаней-изготовителем мыла, в 1998 году предприняла попытку расширения. Неудачно. Единственное, чего она не могла понять – куда девается наличность в конце каждого месяца, если по документам стабильно выходит прибыль? Как оказалось, причина банальна: на развитие проекта она тратила деньги быстрее, чем получала их обратно. Что помогало её бизнесу оставаться на плаву – это кредиты. «Если делать так много лет подряд, рано или поздно обнаружится, что оказался по уши в долгах, но при этом с бизнесом, все равно приносящем прибыль. И вы удивляетесь тогда – почему не происходит движения вперед?!» – говорит сама г-жа Файола, основательница BrambleBerry.com, которая сегодня собирает годовую выручку в $1.2 миллиона. Как только было обнаружено, что деньги уходят быстрее, чем приходят, она на три года сократила расходы на новые продукты, чтобы снизить размер долга.

Вывод: всегда следите за тем, что вы тратите и что получаете за продажи. И тщательнейшим образом просмотрите свои документы, прежде чем принимать решение о расширении или развитии, поскольку это может вогнать ваш бизнес в колоссальные долги.