Инвентаризация: разложить по полочкам, отразить по строчкам

Есть неписаное правило: если инвентаризация без отклонений – она прошла неэффективно; несоответствия выявлены – компания неважно ведет учет. Кажется, положительного исхода ждать неоткуда. Но где-то между бухгалтерскими и реальными цифрами скрывается истина...

Вспомните, как обычно вы проводите генеральную уборку у себя дома. Сначала вычищается каждый уголок, любой мелочи находится свое четко отведенное место. День близится к завершению, и силы покидают вас вместе с исчезающим за горизонтом солнцем. И вот те вещи и предметы обихода, до которых не успела дотянуться хозяйская рука, волшебным образом распределяются в «закрома» коридоров и комнат. Проходит время – что-то теряется в глубинах стеллажей, а что-то ранее очень нужное неожиданно находится. Аналогичный процесс, только в более глобальных масштабах, ежегодно (а то и чаще) происходит в каждой компании. Вот только при инвентаризации сотрудникам помогают сориентироваться акты, описи, инвентарные карточки и другие документы. Но все равно нет-нет да и потеряется на складе пара офисных стульев, а то и партия готовой продукции. Возможен, конечно, и другой вариант – мистически найденные ТМЦ, требующие немедленного учета и использования. Возникающие несоответствия часто мешают адекватной оценке хозяйственной деятельности предприятия. Нередко реальное состояние дел оказывается неприятным сюрпризом как для бухгалтерской службы, так и для руководителя предприятия. В идеале директор предприятия должен принимать решения, основываясь на представленной ему достоверной информации о деятельности организации. А актуальности данных добиться можно только путем грамотной и эффективной инвентаризации.

Вы тоже в списках!

Согласно статье 24 Закона «О бухгалтерском учете» (Закон от 27 апреля 2007 г. № 113-XVI),

субъект обязан проводить общую инвентаризацию элементов актива и пассива:

- не реже одного раза в год в течение своей деятельности, а также

- в случае реорганизации или прекращения деятельности, и

- в случаях, предусмотренных Положением о порядке проведения инвентаризации, утвержденным Министерством финансов и Министерством юстиции.

Положение «О порядке проведения инвентаризации» (утвержденное приказом № 27 от 28.04.2004) предусматривает следующие случаи при которых юридические и физические лица обязаны проводить полную инвентаризацию собственности:

a) в начале деятельности, основная цель которой - установление и оценка элементов собственности, составляющих взнос в уставный капитал;

b) не реже одного раза в год, как правило, в конце года, на протяжении всего периода функционирования предприятия. Годовая инвентаризация элементов собственности осуществляется, как правило, по завершении финансового года. Экономические агенты с многоотраслевой структурой деятельности могут проводить инвентаризацию до 31 декабря при условии правильного определения и отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском балансе, составляемом за соответствующий год;

c) в сроки, установленные руководителем предприятия, в соответствии с Законом о бухгалтерском учете;

d) в случае смены (замещения) материально ответственного лица в день приема-передачи материальных ценностей;

e) при установлении фактов краж, хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей - непосредственно в момент их выявления;

f) в случае пожара или стихийных бедствий (наводнений, землетрясений и др.) - непосредственно после тушения пожара или прекращения стихийного бедствия;

g) при переоценке основных средств, товарно-материальных запасов и т.д.;

h) в случае реорганизации или ликвидации предприятия;

i) в случае изменения цен;

j) на основании решения контролирующих органов при проведении контроля или других органов, предусмотренных законом;

k) каждый раз, когда имеются сведения о недостачах или излишках, которые могут быть установлены только путем проведения инвентаризации.

Как видно, избежать данной процедуры практически невозможно. Об этом говорят в особенности положения 24 статьи Закона о бухгалтерском учете. Кроме того, инвентаризация может проводиться и в добровольном порядке по распоряжению руководителя компании. Например, если меняется собственник, новый «хозяин» может проверить наличие имущества предприятия и его учет.
Если руководитель решился на проведение добровольных инвентаризаций, ему необходимо определить их количество в отчетном году, даты мероприятий, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой из них.

Инвентаризация может проводиться не только по предприятию в целом, но и по его подразделениям. Кроме того, она может быть как полной, так и частичной. В первом случае проверяются все активы и обязательства (обычно это происходит в конце финансового года, перед составлением годовой отчетности). Во втором – ревизия может проводиться по любой статье актива и пассива в балансе (например, инвентаризация денежной наличности в кассе).
Если компания не уверена в своих силах или желает привлечь беспристрастных и квалифицированных специалистов, то она может воспользоваться услугами сторонних фирм для проведения инвентаризации. Но, привлекая дополнительные ресурсы, будьте готовы к пристальному вниманию налоговиков – произведенные расходы (как, впрочем, все расходы на консультационные и подобные им услуги) фискальные органы «не любят» признавать экономически обоснованными. Поэтому запасайтесь верно оформленными документами, подтверждающими необходимость понесенных расходов. Важно, чтобы причина, по которой бухгалтерия самостоятельно не смогла провести инвентаризацию, выглядела убедительно для инспекторов и была подкреплена письменными объяснениями или экономическими расчетами.

Корпоративный «субботник»

Порядок и сроки проведения инвентаризации установлены в Положении о порядке проведении Инвентаризации. Так, процесс инвентаризации можно разделить на несколько этапов.
1. Готовим платформу и нужных людей.  Прежде чем начать проверку имущества, приказом руководителя создается инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители топ-менеджмента организации, работники бухгалтерской службы, а также в нее могут входить специалисты отдела внутреннего аудита или независимых аудиторских организаций. Если хотя бы один из членов комиссии пропустил мероприятие, то на этом основании результаты инвентаризации можно признать недействительными.
До начала проверки комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам с указанием «до инвентаризации на дату…», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества по учетным данным к началу ревизии.
2. Измеряем, взвешиваем, сравниваем. Итак, инвентаризация набирает обороты. Согласно пункту 27 Положении о порядке проведении Инвентаризации, руководитель предприятия несет ответственность за правильность и своевременность осуществления инвентаризации имущества. Руководство предприятия должно создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки:

- организовать складирование товарно-материальных ценностей, сгруппированных по сорто- и типоразмерам, их кодификацию и составление ярлыков по полкам;

- обеспечить объектам, находящимся в эксплуатации, инвентарные номера;

- организовать ежедневное ведение технико-оперативного учета товарно-материальных ценностей по материально ответственным лицам, бухгалтерского учета и ежемесячное проведение сверки данных из этих учетов;

- обеспечить необходимым персоналом для работы с товарно-материальными запасами, которые подлежат инвентаризации для их сортировки, взвешивания, измерения и др.;

- обеспечить участие компетентных лиц с предприятия или со стороны для идентификации инвентаризируемых ценностей (по качеству, сорту, цене и пр.) по требованию инвентаризационной комиссии, которые обязаны подписать инвентаризационные описи для подтверждения данных, записанных в них;

- снабдить в необходимом количестве оборудованием и инструментами для измерения, взвешивания и др., средствами по идентификации (каталоги, образцы, ноты и др.), а также необходимыми бланками и канцелярскими принадлежностями;

- снабдить инвентаризационную комиссию вычислительной техникой и средствами для опечатывания проинвентаризированных пространств;

- обеспечить закрытие складов (кладовых и других помещений) двумя разными замками.

Главный бухгалтер, руководители подразделений и соответствующих служб обязаны контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.

Фактическое наличие имущества определяют путем обязательного подсчета, взвешивания или обмера. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны опечатываться (пункт 39 лит с) Положения). Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
3. Фиксируем результаты. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в трех (пяти, в случае смены ответственного лица) экземплярах.

В описях указывают наименования проверяемых ценностей и объектов, их количество по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны. Не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Кроме того, на тех же последних страницах должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов. Документ визируется подписями председателя комиссии, членов комиссии и материально ответственным лицом.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Кроме того, фиксируется отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии, и перечисленное в описи имущество, наконец, принимается на ответственное хранение. Отметим, что на имущество, арендованное или полученное для переработки, которое находится на ответственном хранении, составляются отдельные описи.

Бывает, что материально ответственные лица после инвентаризации неожиданно обнаруживают ошибки в описях. В таком случае важно немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия, в свою очередь, осуществит проверку указанных фактов и, если они подтвердятся, произведет исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
Дабы труды комиссии и прочих принимавших участие сотрудников не прошли даром, важно грамотно и достоверно оформить результаты. Для этого существуют формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (см. Приложения к Положению о порядке проведения инвентаризации). Результаты должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда процедура была закончена, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.
Рачительный руководитель может провести дополнительные контрольные проверки правильности проведения инвентаризации уже после ее окончания. Но тогда до открытия склада, кладовой или другого объекта, где она проводилась, придется снова привлечь членов комиссии и материально ответственных лиц.
Результаты каждой проведенной проверки подшиваются в папку «Инвентаризация» и хранятся не менее пяти лет.

Когда расхождения имеют право на существование?

Выявленные при инвентаризации расхождения отражаются на счетах бухгалтерского учета. Если был «найден» излишек имущества, то он приходуется, а соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации. Причем то имущество, которое попадает под определение амортизируемого средства, смело можете амортизировать.

Если же обнаружена недостача имущества или его порча, то в пределах норм естественной убыли такие суммы относятся на расходы периода.

Недостача ценностей сверх установленных норм естественной убыли, а также потери от порчи ценностей - взыскиваются с виновных лиц, по рыночным ценам с НДС.

Если по результатам инвентаризации отклонения данных бухгалтерского учета от реального положения дел не выявлены, то это может означать, что инвентаризация была проведена неэффективно. Ведь в жизни всегда имеются как факты небрежного ведения бухгалтерского учета, так и факты, которые в учете не отражались (хищения, пересортица, порча ценностей).
Если выявлены большие отклонения, то бухгалтеру и руководителю стоит задуматься о системе построения внутреннего контроля на предприятии. В первую очередь нужно определить причины таких отклонений и назначить ответственных и виновных лиц.

Виноватых наказываем рублем

По фактам образования излишков или недостач ТМЦ в любом случае необходимо получить объяснения от материально ответственных лиц. Если принято решение о взыскании ущерба с виновных сотрудников в недостаче или порче, то делается соответствующая запись в личной карточке работника.

Удержание средств из зарплаты происходит по дебету счета 531 «Обязательства персоналу по оплате труда», или открывается счет 227 «КДЗ персонала» субсчет 227.4 «КДЗ по возмещению материального ущерба», который, в последствии, закрывается в корреспонденции со счетом 531 – в случае удержания из заработной платы, или в корреспонденции со счетом 241 «Касса», в случае когда материально ответственное лицо вносит денежные средства в кассу предприятия.

Если же виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них денежных средств, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации – на уменьшение финансирования (фондов).

Материал предоставлен аудиторской фирмой

«Optim Audit» SRL