37.9k
Home  »  Articole  »  Contabilitate   »   Păstrarea şi arhivarea documentelor contabile

Păstrarea şi arhivarea documentelor contabile

10.01.201117.685 views Tatiana Palaga, contabil "Optim Audit" SRL
(Nu există încă evaluări)
Se încarcă...

Păstrarea şi arhivarea documentelor contabile

 

Conform prevederilor art. 43 al Legii Contabilităţii, entitatea este obligată să păstreze pe suport de hîrtie sau în formă electronică documentele contabile care includ: documentele primare, registrele contabile, rapoartele financiare şi alte documente aferente organizării şi ţinerii contabilităţii. Documentele contabile vor fi sistematizate şi păstrate în termenele şi conform regulilor prevăzute de Organul de Stat pentru Supravegherea şi Administrarea Fondului Arhivistic al Republicii Moldova.

Documentele contabile pot fi ridicate (sechestrate) de către organele autorizate. Conducătorul entităţii sau persoana autorizată de acesta sînt obligaţi, în prezenţa reprezentanţilor organelor care ridică (sechestrează) documentele, să facă copii de pe acestea, cu indicarea temeiului şi datei ridicării (sechestrării). Copiile respective se certifică prin semnăturile persoanelor care au ridicat (sechestrat) documentele. Pentru documentele ridicate (sechestrate) se întocmeşte un proces-verbal care se semnează de reprezentantul organului ce ridică (sechestrează) şi de conducătorul entităţii respective sau de persoana autorizată de acesta. În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor contabile, conducătorul entităţii este obligat să le restabilească în termen de pînă la 3 luni, începînd cu data constatării faptului respectiv.

Termenul de păstrare pentru fiecare tip de documente este indicat în “Indicatorul documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova” aprobat de către Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova la 03.12.1997. Acest Indicator nu a fost publicat în Monitorul Oficial.

La Arhiva Naţională a Republicii Moldova, sunt predate documentele ce ţin de personal (registrele de decontări cu personalul, persoanele care primesc pensii, borderourile de plată a salariilor, dividendelor).

 

Extras din “Indicatorul documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova” aprobat de către Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova la 03.12.1997

 

Pag

Tipul Documentelor

Perioada de păstrare

49

Reglementărilor privind subdiviziunile structurale ale agenţiilor, a organizaţiilor, întreprinderilor

3 ani

54

Personalul

3 ani

55

Clauzele model cu privire la prevederile fişelor de post

3 ani

71

Avize privind aplicarea legislaţiei muncii şi a dreptului muncii

5 ani

78

Documente (avize, decizii, corespondenţă), cu privire la sancţiuni administrative

3 ani

79

Documente (avize, corespondenţă, etc) privind conflictele legate de muncă

3 ani

205

Corespondenţa cu autoritatile legislative şi executive, cu autorităţile administraţiei publice centrale şi băncile pe probleme de credit

10 ani

207

Documente (declaraţii, contractele de împrumut, gajuri, suplimentele la acestea, copii ale certificatelor de înregistrare a întreprinderii, de gaj, bilanţurile şi rapoartele) privind înregistrarea, eliberarea şi pentru a asigura rambursarea împrumuturilor şi creditelor

3 ani

208

Rapoarte şi alte informaţii privind alocarea, utilizarea şi rambursarea împrumuturilor

3 ani

216

Rapoartele statistice, tabele, declaraţii, informaţii, informaţii cu privire la toate activităţile de bază a organizaţiilor:

 

a) anual consolidat

----

b) anual

10 ani

c) semistriale

5 ani

d) trimestriale

3 ani

218

Rapoartele statistice ale subdiviziunilor

3 ani

227

Declaraţiile şi bilanţurile organizatiilor, rapoarte de performanţă şi note explicative la acestea:

 

a) anual consolidat

----

b) anual

10 ani

a) trimestriale

3 ani

228

Rapoarte specifice (de profit şi pierdere, declaraţii de stocuri şi titluri de valoare, investitii si beneficii financiare, structura costurilor şi de investiţii, etc) societăţilor pe acţiuni şi fonduri de investiţii

10 ani

229

Rapoarte cu privire la finanţarea: a) raportul anual consolidat

 

a) anual

10 ani

b) trimestriale

3 ani

230

Bilanţuri de lichidare, anexe, notele explicative la aceasta

10 ani

231

Procese-verbale ale adunarilor privind revizuirea şi aprobarea rapoartelor şi bilanţului:

 

a) anual

10 ani

b) trimestrial

3 ani

235

Documente primare şi anexele lor, înregistrarile tranzacţiilor, care au stat la baza înregistrărilor contabile (documente de casa, documente bancare, anunţuri, la bănci şi cerinţele de transfer, extrase de cont, ordine de lucru, tabele de pontaj, acte de primire, acte de casare, cecuri şi facturi, deconturi de avans, s.a.)

5 ani

237

Fişe personale

 

a) salariati, şomeri

75 ani

b) beneficiarii pensiilor şi a indemnizaţiilor de stat

5 ani

238

Borderourile de calcul si plata a

 

а) salariilor

5 ani

b) dividendelor

5 ani

239

Fisele de inventariere şi registrul mijloacelor fixe, documentele primare privind tranzacţiile cu mijloacele fixe

5 ani

241

Procuri pentru a primi mijloace banesti si bunuri materiale (inclusive cele anulate)

3 ani

243

Registre contabile (cartea mare, jurnale ordere, s.a. )

5 ani

246

Registre privind evidenta veniturilor, decontarilor, operatiunilor de casa, dispozitii de casa, s.a.

3 ani

249

Informaţii privind limitele salariilor şi controlul asupra distribuţiei lor, calculul cheltuielilor, şi restanţele de salarii, reţinere de salarii din fondurile de asigurări sociale, plata prestaţiilor, etc

3 ani

260

Actele de audit al activităţilor financiare şi economice ale organizaţiilor şi surse de informare, rapoartele de audit

5 ani

263

Contracte, acorduri (economice, de muncă operaţionale,, etc)

5 ani

270

Documente (certificate, informaţii, liste) de concediere a angajaţilor în legătură cu reducerea, reorganizare sau de lichidare a agenţilor economici

3 ani

282

Contracte colective

10 ani

289

Graficul de ieşire a angajaţilor la serviciu

1 ani

304

Documente (certificate, memorii, documente) privind monitorizarea respectării normelor de muncă de evaluare, cheltuieli de salarizare, dreptul muncii

5 ani

327

Registre privind instruirile pentru protectia muncii

10 ani

351

Inregistrari privind angajarea, transferal sau concedierea angajatilor

75 ani

353

Fişe personale (cereri, formulare, curriculum vitae, copii şi extrase din comenzi pentru angajare, transfer, detaşare, concediere, copii ale documentelor personale):

75 ani

c) lucrătorilor, lucrătorii de birou, lucrătorii tehnice, oamenii de ştiinţă, de grade non-academic şi titluri;

d) Şomeri

357

Fişe personale ale lucrătorilor, angajaţi, ingineri şi muncitori tehnice (inclusiv personal angajat temporar)

75 ani

370

Registre privind evidenţa eliberării carnetelor de munca, contractelor de munca

50 ani

 

Comentarii

  1. S.GUTU spune:

    Legea Contabilitatii art. 43 alin (6):În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor contabile, conducătorul entităţii este obligat să le restabilească în termen de pînă la „2 LUNI”, începînd cu data constatării faptului respectiv.

  2. Надежда spune:

    Имеет ли организация оформлять через архив уничтожение документов, в соответствии с выше указанными сроками , в случае, если в этих периодах есть года , в которые не проводился налоговый контроль

Înregistrare

Restabilirea parolei

Se încarcă...