În Monitorul Oficial din 5 august 2016 a fost publicat Ordinul Serviciului de Stat de Arhivă cu privire la aprobarea Indicatorului documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova şi a Instrucţiunii privind aplicarea Indicatorului nr. 57 din 27 iulie 2016 (în continuare - Indicatorul). Noile reguli stabilite de Indicator au intrat în vigoare la momentul publicării în Monitorul Oficial - 5 august 2016.

Astfel, începând cu 5 august 2016, Indicatorul este documentul normative care stabileşte termenele de păstrare şi selecţionare, păstrare şi nimicire a documentelor-tip comune organelor administraţie publice, altor organizaţii (inclusiv celor obşteşti).

Conform normei stabilite în pct. 2.11 al Instrucţiuni privind aplicarea Indicatorului, calcularea termenului de păstrare a documentelor se face începând cu 1 ianuarie al anului ce urmează după anul definitivării documentelor în lucrările de secretariat. De exemplu, calcularea termenului de păstrare a dosarelor definitivate în lucrările de secretariat în anul 2015 începe de la 1 ianuarie 2016.

Termenele de păstrare a documentelor tehnico-ştiinţifice se calculează începând cu 1 ianuarie al anului ce urmează după anul încheierii elaborării temei sau a proiectului.

Pentru documentele al căror termen de păstrare este 75 a.-«V» C.E.C. calcularea termenului de păstrare trebuie efectuată ţinând cont de vârsta persoanei simbolizată prin «V» la momentul încheierii dosarului. Durata păstrării dosarului după definitivarea lui în lucrările de secretariat trebuie să echivaleze cu diferenţa de 75 a.-«V», unde «V» este vârsta persoanei la momentul încheierii dosarului.

Menţiunea «Conform necesităţilor» prevede că documentele au o însemnătate practică limitată. Termenul lor de păstrare se stabileşte de către organizaţii.

Conform prevederilor art. 228 din Indicator, termenul de păstrare a documentelor primare care justifică efectuarea operaţiunilor economice: documente primare cu regim special (factură, factură fiscală, act de achiziţie a mărfurilor, act de achiziţie a serviciilor de locaţiune şi a cheltuielilor aferente, borderou de achiziţii, etc.) şi alte documente primare (documente bancare, acte de primire-predare, deconturi de avans, etc.) este de 6 ani.

În cazul apariţiei litigiilor şi divergențelor, intentării proceselor judiciare, care au ca obiect documentele primare sau operaţiunile economice care sunt reflectate în aceste documente, acestea trebuie să fie păstrate până la pronunţarea hotărârii definitive şi irevocabile, dar nu mai puţin de 6 ani.

Conform prevederilor „Indicatorului documentelor-tip şi al termenelor lor de păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii Moldova", aprobat de către Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova la 03.12.1997 (nu a fost publicat în Monitorul Oficial, dar de care se conduceau entităţile până la 4 august 2016), termenul de păstrare a documentelor primare care justifică efectuarea operaţiunilor economice a fost 5 ani, dar puteau fi acceptate spre nimicire doar în situaţia în care entitatea a fost supusă controlului fiscal pentru perioada fiscală aferentă căreia erau aceste documente primare.

Astfel, urmare a intrării în vigoare la 5 august 2016 a Indicatorului şi a Instrucţiunii privind aplicarea Indicatorului a dispărut prevederea care stabilea că pot fi nimicite documentele primare doar aferente perioadelor care au fost supuse controlului.

Termenul de păstrare a documentelor primare a fost majorat de la 5 la 6 ani pentru a asigura păstrarea documentelor în caz de necesitate de control fiscal pentru confirmarea sumelor care urmează a fi restituite pe motiv de achitare în plus.

Prin urmare, în situația în care a expirat termenul de păstrare a documentelor, entitatea chiar dacă nu a fost supusă controlului fiscal pentru perioadele fiscal pentru care a expirat termenul de păstrare este în drept să iniţieze procedura de nimicire a acestora în modul stabilit de Instrucţiunea privind aplicarea Indicatorului.

După intrarea în vigoare a Indicatorului, entitatea este în drept să iniţieze procesul de distrugere a documentelor primare aferent perioadelor până în anul 2009 inclusiv, chiar dacă aceste perioade fiscale nu au fost supuse controlului.

Efectuarea selecționării documentelor pentru păstrare şi nimicire, întocmirea actelor necesare sunt reglementate de pct. 3 al Instrucţiunii privind aplicarea Indicatorului. În scopul organizării şi efectuării lucrărilor de stabilire a termenelor de păstrare şi de selecţionare a documentelor pentru păstrare şi nimicire în organizaţii, se constituie comisii permanente de expertiză sub președinția unei persoane din administraţia organizaţiei din componenţa cărora fac parte specialiştii cei mai calificaţi din subdiviziunile structurale, fiind monitorizați de către instituţiile arhivistice respective (după caz, cu participarea unui reprezentant al instituţiei arhivistice respective) (pct. 3.1 al Instrucţiunii privind aplicarea Indicatorului).

Comisiile de expertiză determină, de comun acord cu arhiva şi serviciul lucrărilor de secretariat al organizaţiei, ordinea selecționării documentelor pentru păstrare şi nimicire, organizează expertiza valorii documentelor şi exercită controlul asupra efectuării ei, acordând o deosebită atenţie documentelor ce urmează a fi transmise în arhive, precum şi a celor cu menţiunea «C.E.C.» (pct. 3.2 al Instrucţiunii privind aplicarea Indicatorului).

După efectuarea expertizei valorii documentelor, se întocmesc inventarele dosarelor cu termen permanent, cu termen lung de păstrare şi procesele-verbale de selecţionare a documentelor propuse pentru nimicire (pct. 3.3 al Instrucţiunii privind aplicarea Indicatorului).

Constituirea dosarelor şi întocmirea inventarelor dosarelor cu termen permanent şi cu termen lung de păstrare se efectuează în conformitate cu cerinţele Instrucţiunilor-tip în vigoare (pct. 3.4 al Instrucţiunii privind aplicarea Indicatorului).

Documentele incluse în procesul-verbal de selecţionare a documentelor pentru nimicire, după coordonarea cu instituţiile arhivistice respective şi după aprobarea de către conducătorul instituţiei, se transmit organizaţiilor de prelucrare a maculaturii. Predarea documentelor se efectuează prin facturi de predare-primire.

Textul documentului: http://lex.justice.md/index.php?action=view&view=doc&lang=1&id=366152