În cele mai multe situații, proprietarii unor afaceri mici nu acordă suficientă importanță aspectelor ce țin de contabilitate, de înregistrarea documentelor sau de depunerea declarațiilor fiscale. Fie că nu au cunoștințe în domeniul contabil sau nu au timpul necesar îndeplinirii acestor atribuții, un antreprenor ar trebui să dețină câteva noțiuni minime de contabilitate pe baza cărora să își fundamenteze deciziile. Totodată, este recomandat ca evidența contabilă să fie lasată în sarcina unui specialist, iar antreprenorul să se preocupe de bunul mers al afacerii sale, scrie Avocatnet.ro.

Când este recomandat să lucrăm cu un contabil?

Răspunsul la această întrebare depinde, în primul rând, de forma juridică a afacerii și mai apoi de volumul activității.

Astfel, nu există o obligație de a angaja un contabil pentru gestiunea actelor unei persoane fizice autorizate, întreprinderi individuale sau întreprinderi familiale. Dacă ți-ai înregistrat afacerea sub această formă, obligația ta este să asiguri o contabilitate în partidă simplă, ținând o evidență strictă a încasărilor și plăților, iar pentru acest lucru nu este necesară colaborarea cu un contabil.

În schimb, dacă au un volum mare al activității, cu multe înregistrări zilnice, ai putea găsi mai oportun să predai unei persoane specializate această activitate de înregistrare, evidență și gestiune contabilă.

De asemenea, în momentul în care vei avea angațați, se impune o colaborare cu un contabil pentru înregistrarea contractelor de muncă, evidența relațiilor de muncă, întocmirea și depunerea periodică a diverselor declarații de plată la bugetul de stat și al asigurărilor sociale.

Dacă, în schimb, afacerea ta este înregistrată juridic sub forma unei societăți comerciale, cooperative, societăți pe acțiuni, etc, colaborarea cu un contabil este necesară încă din primul moment al demarării activității, indiferent de volumul de muncă sau numărul de angajați pe care îi vei avea.

De această dată, contabilitatea afacerii va fi ținută în partidă dublă, iar pentru acest lucru vei avea nevoie de un contabil pe care îl poți angaja sau poți colabora cu o firmă de contabilitate, externalizând acest serviciu.

Ce informații contabile îți sunt necesare?

Ca antreprenor, nu este obligatoriu să cunoști în amănunt aspectele contabile ale afacerii tale. În schimb, este foarte util să ai noțiunile de bază care să îți permită să soliciți și să interpretezi diverse situații financiare pe baza cărora să îți fundamentezi deciziile.

Poți alege să planifici în avans modul în care trebuie să acționezi, dacă firma se confruntă cu probleme sau întâlnești anumite oportunități sau poți alege să reacționezi la probleme doar după ce acestea se manifestă.

Dacă vei alege cea de-a doua variantă, nu îți va rămâne, în schimb, timp pentru planificarea și dezvoltarea afacerii, toată energia și timpul tău fiind consumate în rezolvarea problemelor actuale.

Un antreprenor trebuie să dețină cunoștințe contabile minime care să îi permită să extragă informațiile de care are nevoie pentru planificarea afacerii sale:

• va trebui să poată face diferența între activele și pasivele afacerii;
• va trebui să poată citi și interpreta o balanță de verificare;
• este util să poată interpreta un bilanț contabil;
• este util să poată interpreta datele prezentate într-un cont de profit și pieredere;
• este important să poată întocmi un flux de numerar (cash flow) al afacerii;
• este important să poată întocmi un buget prognozat pentru afacerea pe care o conduce;
• este util să cunoască nivelul la care afacerea atinge punctul critic, respectiv să determine care este pragul de rentabilitate al afacerii sale;
• chiar dacă este sarcina contabilului, un antreprenor trebuie să cunoască modalitatea de calcul a salariilor angajaților săi.

Activele și pasivele afacerii

Ecuația contabilității leagă activele, pasivele, și capitalul propriu prin următoarea relație, aceasta fiind, de asemenea, structura matematică a bilanțului financiar:

Active = Pasive + Capitalul propriu

Activele circulante sunt acele active care reprezintă numerar (sau echivalent de numerar) ori care pot fi convertite în bani lichizi pe termen scurt, precum stocurile de marfă, creanţele sau investiţiile financiare pe termen scurt.

Activele imobilizate sunt cele care nu pot fi convertite imediat în bani lichizi, precum terenurile, clădirile, echipamentele, vehiculele şi mobilierul. Aici intră şi activele intangibile, cele care nu au o formă materială, precum mărcile comerciale deţinute de firmă, patentele, licenţele, drepturile de autor, francizele etc.

Pasivele curente reprezintă obligaţiile de plată ale societății pe termen scurt, la finalul exercițiului contabil, fiind scadente în anul următor. În această categorie sunt incluse creditele bancare pe termen scurt și datoriile către partenerii comerciali.

În același timp, datoriile și obligațiile de plată pe termen lung sunt evidențiate separat. În această categorie sunt evidențiate obligațiile de plată pe care soceitatea le are către bănci, instituții financiare, parteneri comerciali pe termen lung, de peste un an de zile.

Capitalul propriu se referă la banii investiţi de proprietarii firmei pentru dezvoltarea acesteia. În cazul în care afacerea este lichidată, capitalul propriu este ceea ce îi va rămâne proprietarului afacerii. Conform ecuației de mai sus, capitalul propriu reprezintă diferența dintre activele unei societăți și pasivele sale, respectiv echivalentul în bani al activelor totale cu care societatea rămâne după ce au fost plătite toate datoriile.

Importanța situațiilor financiare lunare, semestriale sau anuale

Balanța de verificare reprezintă documentul utilizat pentru verificarea exactității înregistrărilor contabile și este principalul instrument pe baza căruia se întocmesc situațiile financiare semestriale sau anuale (bilanțul contabil, contul de profit și pierdere). Se întocmește lunar, pentru toate operațiunile efectuate în perioada respectivă.

Bilanțul contabil reprezintă descrierea sintetică a activelor și pasivelor unei companii la un moment dat.

Contul de profit și pierdere este documentul ce permite evidențierea modului în care rezultatul societății (profitul sau pierderea înregistrată în anul anterior) a fost obținut.

Un cont de profit și pierdere este structurat în trei secțiuni:

• activitatea operațională ( de exploatare) prezintă veniturile și cheltuielile pe care societatea le-a obținut din activitatea curentă desfășurată;
• activitatea financiară prezintă veniturile și cheltuielile din dobânzi, în cazul în care societatea are depozite sau credite bancare;
• activitatea extraordinară prezintă veniturile și cheltuielile pe care societatea le înregistrează într-un mod cu totul ocazional, special: amenzi, despăgubiri, donații, etc.

Poți întocmi fluxul de numerar al afacerii tale în doar zece pași

Cash flow sau fluxul de numerar, numit adesea și flux de trezorerie, reprezintă diferența dintre încasările și ieșirile de numerar ale unei societăți sau ale unui proiect, pe o perioadă de timp analizată, care poate fi de o săptămână, o lună, un trimestru, un an sau mai mult. De cele mai multe ori, această perioadă este egală cu cea a unui exercițiu financiar complet.

Cash flow-ul este unul dintre cele mai importante instrumente utilizate de către manageri, antreprenori, investitori sau analiștii financiari în fundamentarea deciziilor de afaceri. Nu trebuie să fi terminat o facultate economică și nici să fi lucrat în contabilitate pentru a realiza un cash flow.
Informația cuprinsă într-o astfel de analiză are o importanță deosebit de ridicată asupra proprietarilor de afaceri, a conducerii unei societăți, a directorilor de departamente.

Mai mult, persoanele interesate de analiza cash flow-ului nu se limitează la persoanele din interiorul societății:

• investitorii iau decizia de a investi într-o nouă afacere, pe baza capacității acelei afaceri de a genera profit;
• creditorii oferă capital, însă solicită rambursarea sa la timp, împreună cu dobânda cuvenită.

Cei zece pași prin care poți obține rapid analiza fluxului de numerar sunt detaliați în acest articol.

Întocmește bugetul de venituri și cheltuieli al afacerii tale

Contextul economic al ultimilor ani, marcați de criza economică și reducerea bugetelor de investiții ale companiilor mai mari sau mai mici, a determinat o accentuare a rigorii financiare a companiilor de stat sau private. Pe de altă parte, dezvoltarea soluțiilor de finanțare a afacerilor mici și mijlocii prin credite bancare, garanții de stat, fonduri nerambursabile sau fonduri private de investiții a determinat asumarea aceleiași rigori la un nivel tot mai mic al afacerilor, instrumentele financiare de analiză și prognoză fiind utilizate tot mai frecvent.

Bugetul de venituri și cheltuieli este un instrument financiar ce se întocmește la nivelul întregii activități a unei societăți, la nivelul unui proiect pe care societatea vrea să îl implementeze sau la nivelul principalelor activități desfășurate în companie.

Scopul întocmirii unui buget de venituri și cheltuieli este acela de a estima, de o manieră cât mai corectă, evoluția veniturilor și cheltuielilor într-un anumit orizont de timp, care este de cele mai multe ori de un an de zile. 

De la ce nivel devine profitabilă afacerea ta?

Lansarea oricărei afaceri este întotdeauna însoțită de entuziasm, absolut necesar unui antreprenor aflat la început de drum. Totuși, acesta nu ar trebui să ne împiedice să luăm decizii economice bazate pe analiza unor indicatori economici esențiali. De aceea, orice antreprenor ar trebui să cunoască și să calculeze pragul de rentabilitate al afacerii sale, sau altfel spus, nivelul la care societatea va trece pe profit, acoperindu-și din încasări toate costurile fixe și variabile implicate în procesul de producție sau de prestare a serviciilor.

Pragul de rentabilitate reprezintă nivelul minim al vânzărilor care trebuie realizate, astfel încât firma să nu înregistreze pierderi. Este dependent de nivelul și structura costurilor fixe și variabile ale firmei.

Cu alte cuvinte, pragul de rentabilitate este acel nivel al producției la care veniturile obținute din vânzări sunt egale cu costurile totale suportate de către societate, iar profitul este zero. De la acest nivel, orice unitate de produs vândută în plus va aduce profit.

Determinarea pragului de rentabilitate trebuie să reprezinte o preocupare a oricărui antreprenor dornic să demareze o afacere. Cunoașterea nivelului la care încasările sunt egale cu costurile este esențială pentru creșterea profitabilității oricărei societăți comerciale.