Ce acte trebuie să aveți la firmă ca să nu fiți sancționați de către Inspecția Muncii

Inspectoratul de Stat al Muncii poate verifica în orice moment dacă o firmă respectă actele legislative şi normative din domeniul muncii, securităţii şi sănătăţii în muncă. Pentru a evita amenzile, angajatorii sunt obligați să pună la dispoziția inspectorilor documentele și informațiile solicitate, în funcție de obiectul controlului.

Mai jos, vă prezentăm lista cu acte pe care trebuie să le dețină un angajator.

Acte premergătoare angajării:

1. Organigrama;
2. Ordin cu privire la aprobarea Statelor de personal; înregistrarea la Inspectoratul Teritorial al Muncii;
3. Ordin cu privire la crearea/rezervarea 5% din locurile de muncă destinate persoanelor cu dizabilități; informarea AOFM despre locurile create/rezervate pentru angajarea persoanelor cu dizabilități;
4. Contract colectiv de muncă (opțional);
5. Evaluarea riscurilor la locurile de muncă;
6. Regulament intern;
7. Alte acte normative recomandate pentru unitate:
   - Regulament de premiere și salarizare;
   - Regulament de evaluare a performanțelor salariaților;
   - Regulament privind modul de utilizare a transportului auto de serviciu;
   - Regulament privind măsurile de protecție contra intrărilor neautorizate a persoanelor pe teritoriul sau in sediul întreprinderii;
   - Regulament privind accesarea unor anumite servicii la unitate (telefonie mobilă, sunete internaționale, Internet etc.);
   - Politica internă privind securitatea și sănătatea în muncă (SSM);
   - Politica internă privind protecția mediului;

Acte ce vizează datele cu caracter personal:

• Regulament cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal (dcp) ale salariaților (RU, la general) (obligatoriu);
• Regulament cu privire la prelucrarea dcp în sistemul de evidență contabilă;
• Regulament cu privire la prelucrarea dcp în sistemul de supraveghere video;
• Regulament cu privire la prelucrarea dcp în sistemul de pontare electronică;
• Regulament cu privire la prelucrarea dcp în sistemul foto/video în cadrul evenimentelor organizate de unitate;
• Politica internă privind securitatea datelor personale.

Actele pentru perfectarea raporturilor de muncă privind salariații:

1. Oferta de angajare (opțional);
2. Cerere de angajare (opțional);
3. Acte ce confirmă calificările speciale (diplome, certificate de atestare, permis de conducere anumite categorii etc. conform art. 57 al CM al RM );
4. Control medical la angajare (obligatoriu pentru anumite funcții);
5. Contract individual de muncă (CIM);
6. Contract de răspundere materială deplină (pentru categoriile de salariaţi prevăzuți în Hotărârea Guvernului nr.449 din 2004);
7. Fișa postului;
8. Contract de confidențialitate (opțional);
9. Declarații de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp:
   - Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp (RU, general);
   - Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în sistemul de evidență contabilă;
   - Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în sistemul de supraveghere video;
   - Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în sistemul de pontare electronică;
   - Declarație de consimțământ privind utilizarea și prelucrarea dcp în sistemul foto/video în cadrul evenimentelor organizate de unitate;

1. Fișa personală (MR -2);
2. Permis nominal de acces la locul de muncă;
3. Contrasemnarea în Registrul de evidență a eliberării permiselor nominale de acces la locul de muncă;
4. Proces-verbal privind predarea-primirea cardului personal de acces la întreprindere și aducere la cunoștință a regulilor de utilizare a acestuia (opțional);
5. Cerere privind transferul salariului la cont bancar;
6. Proces-verbal privind predarea-primirea bunuri (notebook, telefon mobil etc.);
7. Manualul salariatului (opțional);
8. Ordin de angajare ;
9. Carnet de muncă.

Securitatea și sănătatea în muncă (SSM):

1. Certificat de instruire SSM (nivelul I);
2. Certificat de instruire SSM (nivelul II);
3. Fișa personală de instruire în domeniul SSM;
4. Instrucţiunea SSM instructaj introductiv general;
5. Instruirea SSM la locul de muncă;
6. Instrucțiunea privind obligațiile funcţionale în domeniul securității şi sănătății în muncă pentru funcții concrete (în dependență de funcția în care se angajează);
7. Instrucţiunea privind acordarea primului ajutor medical accidentatului;
8. Instrucțiunea pentru conferirea I grupe calificative de electrosecuritate a personalului neelectrotehnic;
9. Instrucțiunea SSM privind asigurarea securității antiincendiare;
10. Instrucțiunile de securitate și sănătate în muncă pentru instrumentele, utilajul, obiectele, etc. folosite de angajați;
11. Procesul - verbal privind verificarea cunoştinţelor în domeniul securității și sănătății în muncă;
12. Contrasemnare în Registrul de evidență a eliberării echipamentului individual de protecție;
13. Instruirea SSM periodică.

Acte privind executarea și modificarea raporturilor de muncă:

1. Acorduri de modificare CIM, vizând:
   - durata contractului;
   - specificul muncii;
   - cuantumul retribuirii muncii;
   - regimul de muncă şi de odihnă;
   - specialitatea, profesia, calificarea, funcţia;
   - caracterul înlesnirilor şi modul lor de acordare;
2. Acorduri de suspendare CIM;
3. Acord rechemare din concediul de odihnă anual;
4. Contract de ucenicie;
5. Contract de formare profesională continue;
6. Contract de formare tehnică;
7. Control medical periodic (obligatoriu pentru anumite funcții);
8. Control medical periodic (obligatoriu pentru salariații care au prestat cel puţin 120 de ore de muncă de noapte).

De asemenea, angajatorul este obligat să dețină următoarele Registre de evidență cu privire la angajați și raporturile de muncă:

1. Evidență a contractelor individuale de muncă;
2. Evidenţă a cererilor și a documentelor anexate la acestea ale persoanelor cu dizabilităţi care s-au adresat pentru a fi angajate în muncă la unitate;
3. Evidență a ordinelor;
4. Evidență a documentației de intrare;
5. Evidență a documentației de ieșire;
6. Evidență a instruirilor cu privire la responsabilităţile şi obligaţiile în cazul executării acţiunilor de gestionare şi reacţionare la incidentele de securitate dcp;
7. Evidență a scoaterii şi introducerii mijloacelor de prelucrare a datelor cu caracter personal din/în perimetrul de securitate;
8. Evidență a circulației carnetelor de muncă;
9. Evidență a circulației formularelor de carnete de muncă.