A fost lansat în exploatare experimentală Sistemul informaţional automatizat „Arhiva electronică”

În activitatea sa, Serviciul Fiscal de Stat operează zilnic cu un număr semnificativ de documente fiscale arhivate. Astăzi, SFS dispune de o arhivă în volum de circa 14 mln. de documente, acumulate şi păstrate pe parcursul a 6-7 ani de zile de la data recepţionării. Astfel, volumul foarte mare de documente fiscale face ca managementul documentelor, datelor şi informaţilor din ele să constituie una dintre funcţiile importante ale administrării şi întreţinerii arhivei Inspectoratului Fiscal Principal de Stat. La etapa actuală administrarea asteia prevede păstrarea documentelor fiscale în formă fizică, care le expune numeroaselor riscuri, printre care: pierdere sau amestec de documente, consultare repetată, ce determină degradarea fişierelor arhivate, implică factorul uman în accesul la originalele fişierelor, etc. Concomitent, multiplicarea repetată a actelor din arhiva fizică duce la majorarea cheltuielilor, iar regăsirea unui document este dificilă în timp, fapt ce duce la scăderea operativităţii privind prezentarea informaţiei solicitate de către organele de drept.

Una din soluţiile în acest sens a fost crearea şi implementarea sistemului “Arhiva Electronică”, fiind lansată în exploatare experimentală începînd cu 13 martie curent. De menţionat că lucrările de elaborare a sistemei au fost realizate de specialiştii întreprinderii de stat „Fiscservinform”. În prezent Î.S. „Fiscservinform” este abilitată cu funcţii de ajustare şi întreţinere tehnică a respectivului serviciu, luînd în considerare experienţa sa în administrarea tehnico-tehnologică al sistemului informaţional fiscal, optimizarea procesului de gestiune şi procesare a datelor cu caracter fiscal şi facilitarea schimbului de informaţii şi documente între Serviciul Fiscal de Stat, contribuabili şi autorităţile publice, care accesează resursele informaţionale fiscale. În contextul dat dl Vitalie Coceban a specificat: „Noul sistem informaţional lansat are drept scop conversia documentelor din format de hârtie în format digital. „Arhiva Electronică” este soluţia ideală pentru a prelungi durata de viaţă a documentelor fiscale originale, pentru a proteja aceste documente contra degradării fizice, disponibilizînd copia electronică a documentului ”.

Sistemul enunţat oferă posibilitatea de a păstra conţinutul documentelor în siguranţă şi pe termen lung, utilizate şi partajate conform preferinţelor şi regulilor stabilite de utilizatori, reprezentaţi de funcţionarii SFS şi ai autorităţilor publice abilitate (organele de drept şi organele de urmărire penală).

Scopul „Arhivei Electronice” constă în crearea unei arhive de reproduceri digitale corecte ale documentelor fizice. Digitalizarea va respecta integritatea documentului, aspectul originalului şi succesiunea corectă (originală) a elementelor componente (pagini, file, etc.).

Prin urmare, Sistemului are următoarele avantaje:

• ·         excluderea pierderilor de documente;
• ·         excluderea problemei deteriorării în timp a documentelor;
• ·         volum de păstrare mic, dar portabilitate mare;
• ·         duplicare comodă şi ieftină;
• ·         operativitate în localizarea şi vizualizarea documentelor;
• ·         depozitare mai sigură în caz de situaţii excepţionale;
• ·         posibilitatea efectuării anumitor operaţiuni specifice fără afectarea originalelor (ridicarea documentele de conformitate, studierea documentelor cu valoare, etc);
• ·         creşterea nivelului de automatizare, de protecţie şi de accesibilitate la documente;
• ·         îmbunătăţirea majoră a termenilor de răspuns la cererile Autorităţilor Publice;
• ·         consultarea securizată a unei baze de date ce conţine copiile originalelor;
• ·         reducerea costurilor cauzate de multiplicarea documentelor.

Potrivit dlui V. Coceban SIA „Arhiva Electronică” va pune la dispoziţie documente digitale într-un format corespunzător şi caracterizate de calitate înaltă, asigurând un acces centralizat larg şi pe termen lung.