Întârziaţii cronici, cei pe care toată lumea ştie că nu trebuie să îi aştepte la o anumită oră, nu sunt priviţi cu ochi buni în nicio companie. Doar dacă programul este flexibil întârzierile la program sunt acceptate, însă când vine vorba despre şedinţe este foarte urât ca mai mulţi oameni să piardă timpul din cauza unui singur întârziat mereu.
Iar când vorbim despre întâlnirile de afaceri, întârzierile sunt privite şi mai rău. Dacă faci parte din categoria celor pentru care timpul este întotdeauna prea scurt, iar ceasul nu este decât un accesoriu, acest lucru îţi poate afecta cariera, relaţiile sau afacerile. Cum să faci să nu mai întârzii? Iată 8 lucruri de făcut ca să fii mai organizat şi deci mai puţin întârziat.
1. Află de ce nu mai vrei să întârzii
Să ajungi la timp te poate ajuta să ai mai multe întâlniri, deci să semnezi mai multe contracte, să faci o impresie bună şi să poţi evolua sau să ajungi la echilibrul între viaţa personală şi cea profesională pe care ţi-l doreşti atât de mult. Meditează la lucrurile pe care ţi le doreşti şi pune pe hârtie obiectivele. Dacă întârzii mereu, dar lucrul acesta nu te deranjează prea tare şi nici nu ai mari ambiţii, e posibil ca schimbarea pe care ţi-o doreşti să nu se întâmple. Porneşte de la o idee, de la un gând puternic care să te motiveze.
2. Estimează
Întârziaţii cronici nu reuşesc, de cele mai multe ori, să estimeze cât timp le va lua să facă un lucru. De aceea e nevoie să îţi notezi cât timp îţi ia să faci fiecare lucru în parte, măcar o săptămână: cât timp te pregăteşti dimineaţa ca să pleci la serviciu, cât faci pe drum, cât timp îţi ia ca să studiezi un dosar, cât timp îţi ia ca să îţi citeşti email-urile, cât timp îţi ocupă şedinţa zilnică. Vei afla poate că doar în perioada în care oraşul e mai puţin aglomerat, cum ar fi în vacanţă, faci 30 de minute până la serviciu, iar în mod normal faci aproape o oră sau că şedinţele zilnice, în loc să dureze 10 minute, aşa cum vă propuneţi, să ajungă la 20 de minute sau jumătate de oră în fiecare zi. În primul rând, în funcţie de lucrurile de rutină pe care le faci trebuie să îţi calibrezi programul.
3. Ia-ţi o marjă de timp
Când avem tendinţa să ne umplem agenda cu prea multe lucruri, sfârşim prin a le suprapune. Ia de fiecare dată o marjă de timp între două lucruri pe care le faci. Dacă ai o întâlnire la ora 16, gândeşte-te să lucrezi pe un dosar până la 15.45. Vei avea timp şi de micile situaţii neprevăzute, cum ar fi o întâlnire cu şeful în faţa liftului care presupune să stai câteva minute de curtoazie. Chiar dacă programul tău la birou este de 8 sau de 9 ore, nu îţi încărca agenda pentru tot acest timp. Şase ore în care să faci lucruri îţi vor lăsa puţin timp şi pentru lucrurile neprevăzute care vor apărea cu siguranţă.
4. Nu te lăsa distras
Cel mai important lucru pentru o activitate organizată este să faci lucrurile pe rând. Nu poţi să faci o prezentare şi să lucrezi în acelaşi timp la actualizarea fişierelor clienţilor. Dezactivează-ţi alertele de pe telefon, pop-up-ul de e-mail care îţi tot apare pe ecranul calculatorului şi nu mai programa şedinţe în mijlocul unei activităţi. Trebuie să vorbeşti ceva cu colegii? Nu îi chema la tine sau roagă-i să faceţi asta în mod organizat, nu când tu lucrezi la altceva.
5. Acordă-ţi recompense
Metoda Pomodoro de acordare a pauzelor funcţionează foarte bine pentru cei care au tendinţa de a derapa. Munceşte 20 de minute şi abia apoi ia o pauză de cinci minute. Nu te întrerupe la fiecare cinci-zece minute. Îţi poţi oferi şi recompense mai mari. De exemplu, dacă termin dosarul înainte de ora 19, folosesc timpul câştigat ca să merg la cinema sau să fac o plimbare.
6. Triază activităţile în funcţie de priorităţi
Şi în viaţa personală, şi în cea profesională ai diferite lucruri de făcut. Unele dintre ele sunt mai importante sau mai urgente, pe unele îţi place să le faci, altele le faci doar pentru că trebuie, unele necesită un efort mai mare, altele sunt mai uşoare. Ce-ar fi să începi ziua de muncă cu jumătate de oră în care să faci un lucru care îţi place, chiar dacă e mai puţin important? E o bună motivaţie ca să îţi începi ziua. Continuă apoi cu un lucru pe care nu îţi place să îl faci, dar este urgent şi păstrează lucruri de rutină, care îţi cer mai puţină atenţie pentru după-amiază, când ai mai puţină energie.
7. Respectă-ţi ritmul
Faptul că întârzii mereu poate fi cauzat de o formă fizică proastă. Poate eşti stresat, nu dormi suficient sau nu faci suficient sport. E posibil să încerci prea mult să te pliezi pe exigenţele externe, fără să îţi asculţi propriul ritm. Schimbă-ţi obiceiurile în funcţie de propria persoană, nu pentru că este la modă să te trezeşti la cinci dimineaţa sau pentru că toată lumea stă la birou până la 9 seara.
8. Schimbă-ţi obiceiurile treptat
Potrivit unui studiu al Jurnalului European de Psihologie socială, e nevoie de 66 de zile ca să îţi creezi un obicei. Deci nu te panica dacă nu vezi rezultate spectaculoase după o zi pe alta. Fixează-ţi obiective mici, pe rând. De exemplu, să pleci cu 20 de minute mai devreme la serviciu în fiecare dimineaţă. E posibil să nu poţi să faci asta în fiecare zi de la început, dar după 66 de zile bioritmul tău ar trebui deja să fie format. La fel şi pentru întreruperile din program. E posibil să nu poţi ceda tentaţiei de a face o pauză sau de a te lăsa distras de un coleg. Dar ştii cum e: Ai câştigat, continuă! Nu ai câştigat, continuă!