În conformitate cu art. 5 pct. 29) din Codul fiscal, noţiunea de subdiviziune reprezintă o unitate structurală a întreprinderii, instituţiei, organizaţiei (filială, reprezentanţă, sucursală, secţie, magazin, depozit etc.), situată în afara locului ei de reşedinţă de bază, care exercită unele din atribuţiile acesteia.

Procedura înregistrării subdiviziunilor/obiectelor impozabile este descrisă în capitolul XI al Instrucțiunii privind evidența contribuabilului aprobată prin Ordinul Serviciului Fiscal de Stat nr. 352 din 28.09.2017.

Astfel, evidența subdiviziunilor fără statut de persoană juridică amplasate în altă parte decât sediul contribuabilului din care face parte este ținută de către subdiviziunea Serviciului Fiscal de Stat (SFS) la care persoana este luată la evidență fiscală, prin atribuirea fiecărei subdiviziuni a codului acesteia. Subdiviziunile amplasate în aceeași localitate vor fi înregistrate sub un singur cod al subdiviziunii.

În cazul când contribuabilul deține subdiviziune peste hotarele Republicii Moldova, acesta va declara subdiviziunea la SFS de la locul de deservire a acestuia, indicând codul localității de la adresa juridică.

Notă: Subdiviziunea utilizează codul fiscal al contribuabilului care a înființat-o.

Contribuabilul este obligat, conform art.161 alin.(8) din Codul fiscal, să informeze autoritatea fiscală în termen de 60 de zile de la data dobândirii dreptului de proprietate (posesie, locațiune, chirie, arendă, folosință etc.) despre constituirea subdiviziunii, despre modificările ulterioare cu privire la sediul subdiviziunii sale, precum și despre sistarea activității subdiviziunii.

La înregistrarea subdiviziunilor/obiectelor impozabile contribuabilul va completa Cererea/Constatarea privind înregistrarea/lichidarea și suspendarea subdiviziunilor/obiectelor impozabile, anexa nr.15 la Instrucţiunea menționată anterior. Cererea/Constatarea se va completa de către:
a) contribuabili – în cazul dobândirii dreptului de proprietate (posesie, locaţiune, chirie, arendă, folosinţă etc.), cât şi modificările ulterioare;
b) SFS – în cazul constatării statutului subdiviziunii și în cazul constatării că contribuabilul este lichidat.

Concomitent, menționăm că în Cerere/Constatare se va indica tipul subdiviziunii, luând în considerare Clasificatorul tipurilor subdiviziunilor (expus în anexa nr.14 la Instrucţiunea privind evidența contribuabililor).

Înregistrarea subdiviziunilor/obiectelor impozabile se efectuează pentru contribuabilii care au în componenţa lor subdiviziuni şi/sau obiecte impozabile, cel puţin una/unul.

În scopul asigurării corectitudinii evidenţei obligaţiilor fiscale pentru contribuabilii care au în componenţa lor subdiviziuni/obiecte impozabile, întreprinderile de bază ale acestora/sediile centrale se vor califica ca subdiviziuni. În acest sens, contribuabilul va indica informaţia necesară despre întreprinderea de bază/sediul central în Cerere/Constatare.

Cererile perfectate de către contribuabili privind înregistrarea/lichidarea şi suspendarea subdiviziunilor/obiectelor impozabile sunt recepţionate de către subdiviziunea SFS de la locul de deservire al contribuabilului (întreprinderea de bază/sediul central) pe suport de hârtie sau prin intermediul SIA „e-Cerere” modulul „Înregistrarea on line a subdiviziunilor”.

În cazul în care, contribuabilul depune Cererea/Constatarea pe suport de hârtie, funcţionarul fiscal va înregistra Cererea privind înregistrarea subdiviziunii/obiectului în SIA „eCerere”, modulul „Înregistrarea on-line a subdiviziunilor”. În cazul când șeful subdiviziunii are obiecții, acesta respinge decizia luată în SIA „e-Cerere”, cu indicarea motivului, și restituirea
funcţionarului fiscal pentru reexaminare.

Începând cu 31.05.2019, în conformitate cu Ordinul SFS nr. 216 din 17.05.2019 Cu privire la modificarea Instrucțiunii privind evidența contribuabililor, aprobată prin Ordinul SFS nr. 352 din 28.09.2017, la declararea subdiviziunilor de către contribuabili prin SIA „e-Cerere” modulul „Gestionarea on-line a subdiviziunilor” sau la depunerea cererii pe suport de hârtie, contribuabilii nu sunt obligați să depună careva documente confirmative (contractele de posesie, locaţiune, chirie, arendă, folosinţă etc.).

Ca rezultat al prelucrării Cererilor/Constatărilor (depuse pe suport de hârtie), DDF din raza de deservire a contribuabilului (întreprinderea de bază/sediul central)/DAFA din cadrul DGACM, în termen de 3 zile de la data depunerii cererii, emite la solicitarea contribuabilului Certificatul privind înregistrarea subdiviziunilor/obiectelor impozabile.

Cererile depuse prin intermediul SIA ”e-Cerere” vor fi examinate de funcționarul fiscal și în caz că, datele care au fost completate în cerere sunt insuficiente, funcţionarul responsabil va respinge cererea depusă, prin accesarea butonului „Respinge” cu indicarea motivului respingerii cererii.

Ulterior cererea se examinează de către șeful subdiviziunii. În cazul când nu are obiecții, cererea se acceptă în SIA „e-Cerere”. În momentul acceptului sistemul generează automat Certificatul privind înregistrarea subdiviziunii/obiectului impozabil.

Certificatele eliberate, se înregistrează separat în Registrul certificatelor privind înregistrarea subdiviziunilor/obiectelor impozabile.

La declararea subdiviziunii cu tipul „72”, denumirea tipului subdiviziunii „magazin on-line” la coloana 6 în Cerere/Constatare (Anexa nr.15 din Instrucțiunea menționată anterior) se va completa obligatoriu adresa de e-mail, adresa amplasării unităţii comerciale şi adresa paginii web a magazinului on-line.