Principiile generale de utilizare a echipamentelor de casă și de control sunt reglementate de Regulamentul cu privire la exploatarea echipamentelor de casă și de control, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 141/2019 (anexa nr. 3).
Potrivit punctului 6 subpunctul 22 din Regulament, un echipament de casă și de control este considerat a fi în stare de funcționare doar dacă îndeplinește cumulativ anumite cerințe tehnice și funcționale esențiale.
Astfel, modelul utilizat al echipamentelor de casă și de control trebuie să fie inclus în Registrul unic, iar regimul fiscal trebuie să fie lansat. Echipamentul trebuie să permită emiterea bonurilor de casă, a benzilor de control și a rapoartelor de închidere zilnică și periodică.
De asemenea, este obligatorie imprimarea pe documente a datei și orei curente, cu o deviere permisă de maximum 15 minute față de timpul real, exceptând modificările temporare determinate de trecerea la ora de vară sau de iarnă, care trebuie corectate până cel târziu la data de 20 aprilie sau 20 noiembrie a anului în curs.
Un alt aspect important este transmiterea automată a informațiilor către Sistemul informațional automatizat „Monitorizarea electronică a vânzărilor”. Această transmisie include nu doar bonurile fiscale, ci și bonurile de serviciu, rapoartele zilnice și cele de verificare în termenul stabilit în Regulamentul privind schimbul de date dintre echipamentele de casă şi de control şi Sistemul informațional automatizat „Monitorizarea electronică a vânzărilor. În plus, echipamentul trebuie să fie sigilat corespunzător de către furnizor, cu sigilii valide, nedeteriorate și conforme cu cele consemnate în Registrul de asistență tehnică. Numărul de fabricație programat în mașina de casă și de control/imprimanta fiscal, de asemenea, trebuie să corespundă cu cel înscris pe placa de marcaj și în cartea tehnică.
În cazul în care echipamentul de casă și de control este utilizat cu încălcarea chiar și a uneia dintre cerințele enumerate supra, acesta este considerat defectat.
Mai mult, încălcarea regulilor de utilizare a echipamentului de casă şi de control (efectuarea încasărilor băneşti în numerar în lipsa echipamentului de casă şi de control în cazul în care actele normative în vigoare prevăd folosirea acestuia, efectuarea încasărilor băneşti în numerar fără utilizarea echipamentului de casă şi de control existent, neasigurarea emiterii la echipamentul de casă şi de control a bonului de casă de valoarea sumei real încasate/primite, neasigurarea bilanţului numerarului în echipamentul de casă şi de control, care constă în formarea unui excedent de numerar nejustificat documentar mai mare de 150 de lei, utilizarea echipamentului de casă şi de control defectat, care constă în neactivarea memoriei fiscale sau imposibilitatea de identificare a softului instalat, utilizarea echipamentului de casă şi de control care nu este sigilat de Serviciul Fiscal de Stat în modul stabilit, utilizarea echipamentului de casă şi de control care nu este înregistrat la Serviciul Fiscal de Stat în modul stabilit, utilizarea echipamentului de casă și de control fără a emite bonul fiscal/documentul fiscal) se sancţionează cu amendă de la 5000 la 15000 de lei, conform art. 254 alin. (1) din Codul fiscal.