Subiectul impozabil care efectuează o livrare impozabilă pe teritoriul ţării este obligat să prezinte cumpărătorului (beneficiarului) factura fiscală pe livrarea în cauză. Prezentarea facturii fiscale se efectuează la momentul apariţiei obligaţiei fiscale, cu excepţia unor cazuri prevăzute de Codul fiscal.

Potrivit Ordinului nr. 118/2017, factura fiscală este un formular tipizat de document primar cu regim special pe suport de hîrtie sau în formă electronică, care se utilizează în cazurile:

1. Livrării mărfurilor, activelor, inclusiv în cazurile în care au fost emise avize de însoțire a mărfurilor:
   a) impozabile cu TVA conform prevederilor Titlului III al Codului fiscal;
   b) neimpozabile cu TVA.
2. Prestării serviciilor şi executării lucrărilor cu excepția serviciilor financiare prestate de către instituțiile financiare, organizațiile de microfinanțare, asociațiile de economii și împrumut:
   a) impozabile cu TVA;
   b) neimpozabile cu TVA.
3. Transportării activelor în cadrul entităţii dezintegrate din punct de vedere teritorial şi în afara entităţii fără transmiterea dreptului de proprietate.
4. Transmiterii activelor în leasing, arendă, locaţiune sau uzufruct.
5. Refacturarea cheltuielilor compensate, în conformitate cu prevederile art.117¹ alin.(10) din Codul fiscal.

Tipuri de facturi fiscale permise spre utilizare

Entităţilor li se permite utilizarea facturilor fiscale:

1) imprimate tipografic pe hîrtie prevăzută cu însemne de protecţie, serie şi număr;

2) imprimate de sine stătător pe hîrtie prevăzută cu însemne de protecţie, seria şi numărul atribuite de Serviciul Fiscal de Stat;

3) generate în SIA „e-Factura”.

Sistemul unitar de înscriere şi numerotare a formularelor facturii fiscale se asigură de către Serviciul Fiscal de Stat.

Dispoziții generale cu privire la completarea facturii fiscale

Persoanele responsabile de întocmirea şi semnarea facturilor fiscale sînt numite prin ordinul conducătorului entităţii şi poartă răspundere personală pentru veridicitatea informaţiei reflectate în factura fiscală, în condiţiile legislaţiei în vigoare.

Factura fiscală se perfectează de către furnizor pentru fiecare cumpărător/beneficiar în parte, cu excepţia cazurilor stabilite de Codul fiscal, cu completarea obligatorie a tuturor rechizitelor necesare pentru achitarea completă şi corectă pe operaţiunile efectuate şi, de asemenea, pentru scoaterea din gestiune şi intrarea în gestiune a mărfurilor livrate, activelor transmise/transportate, precum şi pentru confirmarea faptului livrării serviciilor de către furnizor beneficiarilor.

Pentru livrările şi prestările de servicii în locurile special amenajate pentru vînzarea cu amănuntul şi în cadrul comerţului electronic cu plata în numerar şi/sau prin intermediul instrumentelor de plată fără numerar, la solicitarea beneficiarului (cumpărătorului), în baza bonurilor maşinii de casă şi control prezentate de către acesta, furnizorul eliberează factura fiscală (în cazul mai multor bonuri ale maşinii de casă şi control – una generalizatoare, cu indicarea în coloana 10.1 a denumirii mărfurilor, numărului şi datei bonurilor maşinilor de casă şi control), iar în rîndul „data livrării se va indica data livrării conform bonului maşinii de casă şi control (sau perioada în care au fost eliberate bonurile maşinii de casă şi control).

Entitatea care ţine contabilitatea cu ajutorul sistemelor informaţionale computerizare şi care îşi execută dreptul la imprimarea de sine stătător a facturilor fiscale pe hîrtia prevăzută cu însemne de protecţie, cu condiţia reflectării în factura fiscală a informaţiei obligatorii, poate să includă informaţie adăugătoare, pornind de la specificul activităţii desfăşurate. Tabelul de pe versoul formularului ce cuprinde rîndurile 18-22 nu se imprimă în cazul lipsei indicatorilor respectivi.

Exemplarele de facturi fiscale

În funcţie de numărul exemplarelor de facturi fiscale executate tipografic, utilizate la documentarea faptului economic şi specificul acestuia, destinaţia exemplarelor se stabileşte după cum urmează:

 1) Exemplarul 1 al facturii fiscale pentru operaţiunile prevăzute la pct.3 din Instrucţiune se arhivează la cumpărătorul/beneficiarul de mărfuri, active (servicii) şi este destinat pentru înregistrarea intrării în gestiune a mărfurilor, activelor (serviciilor). În cazul în care entitatea deţine statut de plătitor de TVA, în baza acestui exemplar se realizează dreptulla deducere.

2) Exemplarul 2 al facturii fiscale se arhivează la furnizorul de mărfuri, active (servicii) şi este destinat pentru înregistrarea scoaterii din gestiune a mărfurilor, activelor sau transmiterea serviciilor executate. Eliberarea exemplarului 2 atrage după sine calcularea TVA pe livrarea mărfurilor (serviciilor) efectuată de către entităţile înregistrate în calitate de plătitor de TVA.

3) Pentru operaţiunile prevăzute la pct.3 din Instrucţiune, primul, al treilea şi al patrulea exemplar, confirmat prin semnătura şi, după caz, ştampila furnizorului şi semnătura intermediarului (transportatorului), se remit intermediarului (transportatorului), din care:

a) primul exemplar este înmînat, după caz, de către furnizor, intermediar (transportator) cumpărătorului/beneficiarului de mărfuri, active;

b) al treilea şi al patrulea exemplar, confirmat prin semnătura şi, după caz, ştampila cumpărătorului/beneficiarului, se remit intermediarului (transportatorului) şi servesc ca bază pentru contabilitatea activităţii de transport.

4) al cincilea exemplar se completează de către furnizor şi serveşte drept autorizaţie la ieşirea unităţii de transport de la locul de încărcare.

La imprimarea facturilor fiscale generate în sistemul informaţional automatiza „e-Factura”(În continuare SIA „e-Factura”), precum şi la imprimarea de sine stătător a facturilor fiscale de către entităţile ce dispun de acest drept, indicarea numărului de ordine a exemplarului nu este obligatorie,dreptulla deducerenefiindcondiţionat de numărul acestuia.

Anexa la factura fiscală

În cazul cînd în factura fiscală executată tipografic sau imprimată de sine stătător este imposibilă reflectarea tuturor denumirilor şi caracteristicilor mărfurilor/activelor sau serviciilor se completează anexa la factura fiscală, conform modelului aprobat, şi care reprezintă parte indispensabilă a facturii fiscale.

În anexa la factura fiscală executată tipografic sau imprimată de sine stătător se indică seria, numărul şi data facturii fiscale, codul fiscal şi numărul de înregistrare ca plătitor de TVA în cazul în care furnizorul deţine statut de plătitor de TVA.