În conformitate cu Regulamentul cu privire la exploatarea echipamentelor de casă și de control pentru efectuarea decontărilor în numerar și/sau prin alt instrument de plată aprobat prin HG nr. 141/2019 (în continuare - Regulament), se consideră că operațiunea economică nu este înregistrată în echipamentul de casă și de control, deci decontările bănești în numerar se efectuează fără aplicarea echipamentului de casă și de control (se desfășoară activitate fără utilizarea echipamentului de casă și de control), în următoarele cazuri:

1) nu se emite bonul de casă/documentul fiscal;

2) se emite bonul de casă/documentul fiscal de o valoare ce nu corespunde sumei real achitate;

3) nu se perfectează bonul de plată în cazurile prevăzute în prezentul Regulament;

4) se perfectează bonul de plată în cazurile prevăzute în prezentul Regulament de o valoare ce nu corespunde sumei real achitate;

5) la verificare se depistează existența unei sume de mijloace bănești excedente ce depășește o unitate convențională, care nu poate fi justificată prin datele înscrise în documentele emise de echipamentul de casă și de control sau, după caz, cele înscrise în Registrul MCC/IF.

Responsabilitățile în cazul instalării/reparării/deservirii tehnice a ECC

Desfășurarea activităților de instalare, reparare, deservire tehnică a mașinilor de casă și de control fără a deține certificatul de înregistrare în calitate de centru de asistență tehnică pentru mașinile de casă și de control cu memorie fiscală respectivă sau desfășurarea activităților de instalare, reparare, deservire tehnică cu certificatul de înregistrare cu termenul de valabilitate expirat sau perfectarea incompletă (inadecvată) a Registrului de asistență tehnică se califică drept încălcări ale regulilor de exploatare a mașinilor de casă și de control/imprimantelor fiscale.

În cadrul contractului de asistență tehnică în vigoare, centrul de asistență tehnică (distribuitorul exclusiv) are obligația să repună în funcțiune mașina de casă și de control/imprimanta fiscală în cel mult 48 de ore de la momentul adresării.

Centrul de asistență tehnică (distribuitorul exclusiv), conform clauzelor contractuale de asistență tehnică anuală, poate reprezenta interesele utilizatorului la Serviciul Fiscal de Stat de sine stătător, fiind reprezentantul acestuia.

Responsabilitățile în cazul înlocuirii memoriei fiscale a ECC

Înlocuirea memoriei fiscale se efectuează în toate cazurile în care memoria fiscală și SD cardul încorporat al mașinii de casă și de control /imprimantei fiscale s-a umplut (este depășită capacitatea de memorare) sau s-a defectat, precum și în cazul în care contribuabilul solicită înregistrarea unei mașinii de casă și de control/imprimantei fiscale scoase din evidență de la Serviciul Fiscal de Stat, procurate (închiriate) de pe piața terță (mașina de casă și de control/imprimanta fiscală a fost anterior în exploatare) sau în cazul transferării mașinii de casă și de control/imprimantei fiscale instalate de la o unitate structurală la alta, ambele situate în razele teritoriale de deservire a diferitor subdiviziuni ale Serviciului Fiscal de Stat.

Procedura de înlocuire o efectuează numai centrele de asistență tehnică care dețin certificatul de înregistrare în calitate de centru de asistență tehnică pentru mașinile de casă și de control cu memorie fiscală pentru modelul mașinii de casă și de control/imprimantei fiscale respectiv, precum și distribuitorul exclusiv, în cazul în care deține certificatul de înregistrare în calitate de centru de asistență tehnică pentru mașinile de casă și de control cu memorie fiscală și SD card încorporat.

Înainte de înlocuirea memoriei fiscale și/sau SD cardului încorporat din motivul umplerii sau defectării, se efectuează citirea datelor din memoria fiscală și/sau SD card încorporat și imprimarea acestora pe suport de hîrtie (banda de control/bonuri) sau pe suport electronic, care, apoi, se păstrează la utilizatorul mașinii de casă și de control/imprimantei fiscale. Pe suportul electronic se vor înscrie și toate datele de pe SD card ce au fost inițializate pe perioada de funcționare a memoriei fiscale înlocuite. În Registrul de asistență tehnică se consemnează obligatoriu faptul înlocuirii memoriei fiscale și/sau SD cardului încorporat, motivul înlocuirii  și, după caz, faptul că memoria fiscală și/sau SD cardul încorporat nu pot fi citite.

Reglementările privind citirea și păstrarea memoriei fiscale și SD cardului se aplică și în situațiile în care mașina de casă și de control/imprimanta fiscală urmează a fi comercializate, înstrăinate, sechestrate, confiscate, gajate, precum și în cazul încetării activității utilizatorului mașinii de casă și de control /imprimantei fiscale.

Răspunderea în cazul încălcării regulilor de utilizare a ECC

În conformitate cu art. 254 alin. (1) din Codul fiscal, încălcarea regulilor de utilizare a echipamentului de casă şi de control se sancţionează cu amendă de la 5000 la 15000 de lei. Aceste reguli se referă la:

• efectuarea încasărilor băneşti în numerar în lipsa echipamentului de casă şi de control în cazul în care actele normative în vigoare prevăd folosirea acestuia (vezi art. 8 alin. (2) lit. c) din Codul fiscal)
• efectuarea încasărilor băneşti în numerar fără utilizarea echipamentului de casă şi de control existent (vezi Regulamentul cu privire la modul de evidență și sigilare a echipamentelor de casă şi de control aprobat prin Ordinul SFS nr. 632/2020);
• neasigurarea emiterii la echipamentul de casă şi de control a bonului de casă de valoarea sumei real încasate/primite (vezi Regulamentul cu privire la modul de evidență și sigilare a echipamentelor de casă şi de control aprobat prin Ordinul SFS nr. 632/2020);
• neasigurarea bilanţului numerarului în echipamentul de casă şi de control, care constă în formarea unui excedent de numerar nejustificat documentar mai mare de 50 de lei;
• utilizarea echipamentului de casă şi de control defectat, care constă în neactivarea memoriei fiscale sau imposibilitatea de identificare a softului instalat (vezi Regulamentul cu privire la exploatarea echipamentelor de casă și de control pentru efectuarea decontărilor în numerar și/sau prin alt instrument de plată aprobat prin HG nr. 141/2019);
• utilizarea echipamentului de casă şi de control care nu este sigilat de Serviciul Fiscal de Stat în modul stabilit (vezi Regulamentul cu privire la modul de evidență și sigilare a echipamentelor de casă şi de control aprobat prin Ordinul SFS nr. 632/2020);
• utilizarea echipamentului de casă şi de control care nu este înregistrat la Serviciul Fiscal de Stat în modul stabilit (vezi Regulamentul cu privire la modul de evidență și sigilare a echipamentelor de casă şi de control aprobat prin Ordinul SFS nr. 632/2020).