În activitatea oricărei societăți, menținerea unei evidențe contabile corecte este esențială pentru luarea deciziilor economice și pentru prezentarea unei imagini fidele a situației financiare. Cu toate acestea, pot apărea erori contabile, fie din neatenție, fie din aplicarea greșită a normelor contabile. Standardul Național de Contabilitate (SNC) „Politici contabile, modificări ale estimărilor contabile, erori și evenimente ulterioare” oferă un cadru clar pentru identificarea și corectarea acestor erori, contribuind astfel la consolidarea încrederii în raportările financiare ale companiilor.
Ce reprezintă o eroare contabilă?
Astfel, potrivit SNC „Politici contabile, modificări ale estimărilor contabile, erori şi evenimente ulterioare”, erorile contabile sunt omisiunile sau prezentările incorecte a informaţiilor în contabilitate şi/sau în situaţiile financiare ale entităţii. Conform aceluiași standard, erorile contabile pot apărea în urma:
- aplicării incorecte a prevederilor sistemului de reglementare normativă a contabilităţii şi politicilor contabile;
- comiterii greşelilor de calcul;
- neînregistrării, înregistrării multiple şi/sau interpretării greşite a faptelor economice;
- fraudelor şi delapidărilor.
Exemplu: La întocmirea situaţiilor financiare pentru 201X s-a depistat că entitatea a aplicat incorect prevederile SNC „Costurile îndatorării”, deoarece nu a capitalizat dobînzile şi alte costuri atribuibile direct construcţiei clădirii administrative în sumă de 1 938 000 lei. Această sumă a fost eronat înregistrată ca cheltuieli curente. Clădirea a fost pusă în funcţiune în septembrie 201X, durata de utilizare constituind 50 ani, valoarea reziduală fiind nulă. Entitatea aplică metoda liniară de calculare a amortizării mijloacelor fixe începînd cu prima zi a lunii care urmează după luna transmiterii în utilizare. În baza datelor din exemplu, rezultă că au fost comise următoarele erori contabile:
- micşorarea costului de intrare a obiectului de imobilizări corporale cu 1 938 000 lei;
- diminuarea amortizării calculate pentru obiectul de imobilizări corporale pentru 3 luni ale anului 201X şi amortizărilor acumulate cu 9 690 lei [((1 938 000 lei : 50 ani) : 12 luni) x 3 luni]
- majorarea cheltuielilor curente şi micşorarea rezultatului financiar (profitului sau pierderii) al perioadei de gestiune pînă la impozitare cu 1 928 310 lei (1 938 000 lei − 9 690 lei).
Este important de menționat că anumite evenimente sau situații nu sunt tratate ca erori contabile. Acestea includ:
- modificările politicilor şi estimărilor contabile,
- lipsurile şi plusurile de active şi datorii constatate la inventariere,
- sumele amenzilor, penalităţilor şi despăgubirilor pentru prejudiciul cauzat,
- pierderile aferente producţiei rebutate care a fost fabricată în anii precedenţi,
- sumele creanţelor compromise şi datoriilor expirate decontate,
- abaterile costului efectiv al activelor de la cel normativ,
- primele calculate spre plată în perioada de gestiune curentă conform rezultatelor activităţii entităţii în anii precedenţi,
- pierderile aferente returnării activelor livrate în anii precedenţi,
- sumele reducerilor de preţ, disconturilor şi rabaturilor acordate/primite în perioada de gestiune pentru livrările/achiziţiile efectuate în anii precedenţi.
Determinarea pragului de semnificație
Un aspect esențial în gestionarea erorilor contabile este determinarea semnificației acestora. Conform SNC, o eroare este considerată semnificativă atunci când, fie individual, fie cumulată cu alte erori din aceeași perioadă de gestiune, poate influența deciziile economice ale utilizatorilor situațiilor financiare. În acest sens, entitatea are responsabilitatea de a aprecia semnificația erorilor, ținând cont atât de natura acestora, cât și de mărimea lor în raport cu un prag de semnificație prestabilit.
Pragul de semnificaţie se stabileşte în politicile contabile ale entităţii și poate fi exprimat: fie ca un criteriu unic aplicabil pentru toate elementele situaţiilor financiare, sau ca cîteva criterii pentru grupe separate de elemente. De asemenea, pragul de semnificaţie se determină în mărime absolută sau relativă cum ar fi o sumă fixă sau un procent de la mărimea elementului (grupului de elemente) din situaţiile financiare.
Exemplu: O entitate a stabilit în politicile sale contabile un prag de semnificaţie în mărime absolută de 16 000 lei. În baza datelor din exemplu, erorile a căror mărime va depăşi 16 000 lei vor fi considerate semnificative.
Modul de corectare a erorilor contabile
Procedura de corectare a erorilor contabile variază în funcție de perioada comiterii şi perioada depistării acestora. În acest sens, SNC prevede mai multe scenarii:
- eroarea comisă şi depistată în aceiaşi perioadă de gestiune se corectează prin înregistrări de ajustare în luna în care s-a depistat eroarea;
- eroarea comisă în perioadă de gestiune curentă şi depistată după sfîrşitul acestei perioade, dar pînă la semnarea situaţiilor financiare, se corectează prin înregistrări de ajustare pentru ultima lună a acestei perioade;
- eroarea comisă în oricare perioadă de gestiune precedentă şi depistată pînă la sfîrşitul perioadei de gestiune curente (dar după semnarea situaţiilor financiare pentru perioada în care s-a comis eroarea), se corectează prin înregistrări de ajustare în luna în care s-a depistat eroarea;
- eroarea comisă în oricare perioadă de gestiune precedentă şi depistată după sfîrşitul perioadei de gestiune curente dar pînă la semnarea situaţiilor financiare, se corectează prin înregistrări de ajustare pentru ultima lună a perioadei de gestiune curente.
Modalități de corectare a erorilor
Corectarea erorii comise şi depistate în perioada de gestiune curentă se efectuează în modul următor:
- în cazul depistării corespondenţei conturilor contabile eronate − se anulează înregistrarea eronată prin stornare sau prin înregistrare contabilă inversă conform politicilor contabile ale entităţii, cu întocmirea concomitentă a înregistrării contabile corecte;
- în cazul în care suma înregistrată eronat este mai mare decît suma corectă − diferenţa se anulează prin stornare sau prin înregistrare contabilă inversă conform politicilor contabile ale entităţii;
- în cazul lipsei înregistrării contabile − se întocmeşte înregistrarea contabilă respectivă;
- în cazul în care suma înregistrată eronat este mai mică decît suma corectă − diferenţa se reflectă prin înregistrarea contabilă suplimentară în aceeaşi corespondenţă a conturilor.
Corectarea erorilor comise în perioadele de gestiune precedente se efectuează în felul următor:
- în cazul depistării erorii care condiţionează apariţia profitului perioadelor precedente − se înregistrează ca majorare a creanţelor sau altor active, diminuare a datoriilor, amortizării sau deprecierii activelor concomitent cu majorarea corecţiilor rezultatelor perioadelor precedente;
Exemplu: O entitate în iunie 201X+1 a depistat că în valoarea de intrare a unui lot de mărfuri în cantitate de 1800 unităţi, care au fost procurate în decembrie 201X, nu au fost incluse costurile de transport în sumă de 11 700 lei. Acestea au fost eronat atribuite la cheltuieli curente. La 31 decembrie 201X în stoc au rămas (nu au fost vîndute) 1 200 unităţi din acest lot.
În baza datelor din exemplu, entitatea, în iunie 201X+1 înregistrează corectarea erorii comise în perioada de gestiune precedentă în suma de 7 800 lei (11 700 lei : 1 800 unităţi х 1 200 unităţi) ca majorare a stocurilor şi corecţiilor rezultatelor anilor precedenţi.
-în cazul depistării erorii care condiţionează apariţia pierderii perioadelor precedente − se înregistrează ca diminuare a corecţiilor rezultatelor perioadelor precedente concomitent cu diminuarea creanţelor sau altor active, majorarea datoriilor, amortizării sau deprecierii activelor.
Corectarea erorilor comise în perioadele de gestiune precedente nu determină modificarea şi prezentarea repetată a situaţiilor financiare ale anilor precedenţi, precum şi nu cere corectarea informaţiilor comparative prezentate în situaţiile financiare ale perioadei de gestiune curente. În cazul erorii semnificative, informaţiile comparative corectate prin aplicarea retroactivă se prezintă în nota explicativă la situaţiile financiare, dacă efectul aplicării retroactive este semnificativ.
Putem concluziona că, corectarea erorilor contabile este un proces esențial în asigurarea calității informațiilor financiare. Înțelegerea tipurilor de erori, a pragului de semnificație și a modului de ajustare, conform prevederilor SNC, permite societăților să-și mențină credibilitatea și să respecte cerințele de transparență financiară. Aplicarea corectă a acestor norme contribuie direct la calitatea deciziilor economice luate de utilizatorii situațiilor financiare.