Sistemul informațional „e-Factura” reprezintă portalul electronic care este elaborat pentru asigurarea contribuabililor cu o soluție informațională capabilă de a înlocui mecanismul tradițional de păstrarea a facturilor fiscale pe mijloace de hârtie cu un mecanism modern bazat pe tehnologiile informaționale. De asemenea, SI „e-Factura” îndeplinește funcția de validare a facturilor fiscale electronice cu scopul de a stabili corectitudinea completării acestora, ceea ce reduce riscul legat de tranzacție economică.

Conform prevederilor art. 117 alin. (1¹) din Codul fiscal începînd cu 1 ianuarie 2018 subiecții impozabili incluși în lista privind utilizarea obligatorie a facturii fiscale electronice (e-factura), aprobată de Serviciul Fiscal de Stat, la efectuarea livrării impozabile pe teritoriul țării, sunt obligați să prezinte cumpărătorului (beneficiarului) pentru livrarea în cauză factura fiscală electronică, eliberată în modul stabilit de Serviciul Fiscal de Stat.

Respectiv, contribuabilii, înregistrați în calitate de subiecți ai impunerii cu TVA, pot fi incluși în listă la efectuarea livrării impozabile pe teritoriul ţării, în cazul în care Serviciul Fiscal de Stat, conform analizei de risc efectuate, apreciază activitatea acestora ca fiind una cu riscuri de neconformare fiscală, dacă aceștia întrunesc concomitent cel puțin trei criterii:

a) agentul economic înregistrează livrări de mărfuri/servicii la valori semnificative (cel puţin 500 mii lei lunar) fără a dispune de active materiale/umane, pentru asigurarea desfăşurării activităţii de întreprinzător, cum ar fi lipsa subdiviziunilor, înregistrând doar adresa juridică, nu dispune de angajaţi (mai puțin de 2 salariați). Se va examina perioada de activitate pentru ultimele 3 luni; 

b) documentarea procurărilor de la contribuabili, care în rezultatul verificărilor au infirmat/nu s-a confirmat livrarea de mărfuri. Semnificaţia indicatorului respectiv se va aprecia reieşind din valoarea procurărilor documentate în totalul procurărilor înregistrate de către agentul economic. Se consideră semnificativ cazul în care ponderea depăşeşte 20%, pentru perioada examinată. Se va examina perioada de activitate pentru ultimele 12 luni;

c) salariul mediu lunar calculat pentru un angajat pentru perioada de cel puțin un trimestru anterior perioadei de examinare este mai mic decât cuantumul salariului minim garantat al salariului în sectorul real stabilit de către Guvern pentru anul de referință;

d) conducătorul/fondatorul agentului economic este cetățean străin și/sau care nu are relaţii fiscale cu sistemul bugetar al RM și/sau nu poate fi identificat;

e) desfășurarea activității de comercializare a mărfurilor cu ridicata, fără a dispune de subdiviziuni declarate ca depozit;

f) agentul economic înregistrează o pondere ≤ 2% a impozitelor şi taxelor achitate din volumul de livrări realizat în perioada ultimilor 3 ani anterior perioadei examinate;

g) persoanele cu funcţii de răspundere ale agentului economic au deţinut anterior funcţii în întreprinderile, care la citațiile emise de către Serviciul Fiscal de Stat nu au prezentat documentele de evidență contabilă și primare pentru efectuarea controlului fiscal, nu au prezentat careva explicații privind motivul lipsei acestora sau deținerii parțiale a documentelor de evidență contabilă și primare, de către SFS fiind aplicate metodele și sursele indirecte de estimare a obligațiilor fiscale;

h) agentul economic documentează livrări/procurări cu întreprinderi apreciate cu risc pentru administrarea TVA (întreprinderile, care la citațiile emise de Serviciul Fiscal de Stat nu au prezentat documentele de evidență contabilă și primare pentru efectuarea controlului fiscal, nu au prezentat careva explicații privind motivul lispei acestora sau deținerii parțiale, de către SFS fiind aplicate metodele și sursele indirecte de estimare a obligației fiscale, întreprinderile anulate ca subiect al impunerii cu TVA în conformitate cu prevederile art. 113 alin. 2 lit. b), c)). Informaţia disponibilă referitoare la documentarea unor astfel de tranzacţii se va examina prin prisma unor perioade mai îndelungate (cel puţin 24 luni). Nivelul de semnificaţie a criteriului respectiv se va aprecia prin determinarea ponderii livrărilor/procurărilor documentate cu întreprinderile menţionate, în totalul livrărilor/procurărilor înregistrate pe parcursul perioadei examinate (inclusiv importul de mărfuri și servicii). Se consideră semnificativ, înregistrarea unei ponderi ce depăşeşte 20%;

i) agenții economici care în ultimele 6 luni au fost monitorizați prin prisma postului fiscal și la momentul selectării pentru a fi incluși în listă, posturile fiscale nu mai funcționează;

j) agenții economici ai căror fondatori/conducători au deținut funcții de fondator/conducător la contribuabilii la care a fost inițiată procedura de insolvabilitate, pe parcursul ultimelor 12 luni până la data intentării.

Potrivit Ordinul SFS nr. 645 din 30 noiembrie 2018 cu privire la aprobarea Instrucțiunii privind modul de determinarea și aprobare a listei agenților economici obligați de a utiliza factura fiscală electronică,  aprobarea Listei contribuabililor obligați de a utiliza factura fiscală electronică (e-Factura) se efectuează în temeiul ordinului emis de conducerea Serviciului Fiscal de Stat.

Lista aprobată se va publica pe pagina web oficială www.sfs.md, la compartimentul ”Contribuabili”, categoria ”Lista contribuabililor care au obligația utilizării facturii fiscale electronice”.

Totodată, pct. 3 din Instrucțiune prevede că contribuabilul va fi notificat prin intermediul mesajului remis la poșta electronică despre includerea în Listă. În termen de 3 zile calendaristice din data aprobării și publicării Listei, contribuabilul este obligat de a utiliza exclusiv doar facturi fiscale electronice pentru tranzacțiile documentate. În cazul în care adresa electronică disponibilă a contribuabilului este incorectă sau inactivă, publicarea ordinului pe pagina oficială a SFS se va considera ca fiind și informarea agentului economic.

În conformitate cu pct. 5 din Regulamentul cu privire la sistemul informațional automatizat de creare și circulație a facturilor fiscale electronice „e-Factura” aprobat prin Ordinul SFS nr. 317/2020, odată cu exprimarea acordului de utilizare a SIA „e-Factura”, contribuabilii se obligă să respecte următoarele condiții:

- utilizarea doar a unei singure forme a documentului pentru unul și același fapt economic, fie cea generată în Sistemul „e-Factura”, fie cea cu utilizarea formularului facturii fiscale imprimate tipografic procurată de la organul fiscal sau imprimată de sine stătător cu utilizarea seriei şi diapazonului în modul stabilit de legislație ;

- completarea facturilor fiscale electronice în conformitate cu prevederile Ordinului Ministerului Finanțelor nr.118 din 28.08.2017 „Cu privire la aprobarea formularului tipizat de document primar cu regim special „Factura fiscală” și a Instrucțiunii privind completarea acestuia”.

- semnarea de către contribuabilii, utilizatori ai sistemului „e-Factura”, a facturilor fiscale electronice cu aplicarea semnăturii electronice avansate calificate conform legislației privind semnătura electronică și documentul electronic, precum și normelor tehnice din domeniu.

Odată inclus în Listă, contribuabilul poate fi exclus din Listă la cererea motivată a acestuia sau la inițiativa SFS, în cazul în care se stabilește că agentul economic nu corespunde criteriilor descrise mai sus. Contribuabilul va fi informat despre includerea în Lista respectivă printr-o metodă de informare care confirmă recepționarea mesajului.

Amintim, art. 102 alin. (18) din Codul fiscal prevede că în cazul procurării de pe teritoriul ţării a valorilor materiale, serviciilor de la un furnizor inclus în lista contribuabililor obligaţi să utilizeze facturi fiscale electronice (e-factura), ­­subiectul impozabil are dreptul la deducerea sumei T.V.A., achitată sau care urmează a fi achitată, dacă dispune de factura fiscală electronică, eliberată de furnizor în modul stabilit de Serviciul Fiscal de Stat.