Sistemul informațional „e-Factura” (în continuare – SI „e-Factura”) reprezintă portalul electronic care este elaborat pentru asigurarea contribuabililor cu o soluție informațională capabilă de a înlocui mecanismul tradițional de păstrarea a facturilor fiscale pe mijloace de hârtie cu un mecanism modern bazat pe tehnologiile informaționale.
Astfel, SI „e-Factura” acordă posibilitatea prelucrării facturilor fiscale în funcție de rolul agentului economic în tranzacție: furnizor, cumpărător sau transportator. Însă, pentru a beneficia de posibilitatea prelucrării facturilor fiscale, o prima etapă este crearea manuală a facturilor fiscale electronice în cadrul sistemului, prin parcurgerea următorilor pași:
1) Accesați rolul „Eu sunt Furnizor”;
2) Accesați compartimentul Facturi noi;
3) În bara meniului accesați butonul Creează factură fiscală;
4) În interfața generată de către sistem selectați motivul înregistrării facturii fiscale;
5) Selectați/introduceți Data de livrare a mărfurilor/serviciilor și Data eliberării – data la care urmează Furnizorul să prezinte factura fiscală către Cumpărător. Data de livrare a facturii fiscale nu are stabilită restricții, iar Data eliberării va putea fi indicată doar cu valoarea zilei curente sau mai mare cu cel mult 10 (zece) zile calendaristice;
6) Selectați/indicați numărul contului bancar (IBAN). La completarea facturii fiscale de către furnizor, se va afișa doar lista codurilor IBAN ale furnizorului înregistrate în Registrul fiscal de stat cu statut activ. Sistemul permite indicarea codurilor IBAN în regim manual de către utilizator, în cazul în care acesta nu se regăsește în lista celor înregistrate în Registrul fiscal de stat.
7) Introduceți codurile fiscale ale actorilor participanți la tranzacția economică, după cum urmează:
- Pentru companiile care sunt înregistrate la ASP sau luate la evidență fiscală de către SFS, denumirea și adresa juridică se vor afișa automat de către sistem conform Registrului fiscal de stat.
- Pentru companiile nerezidente (din afara țării RM) datele se vor introduce manual respectându-se pașii următori:
1. pentru adăugarea datelor despre cumpărător sau transportator, furnizorul va accesa opțiunea ,,Adaugă nerezident”;
2. ca rezultat se va afișa o fereastră pop-up, care permite completarea următoarelor câmpuri:
- Originea(Țara),
- Codul fiscal,
- Denumirea,
- Adresa.
3. în fereastra pop-up afișată la ecran se va selecta obligatoriu țara de origine a nerezidentului, care va fi în calitate de cumpărător sau transportator. Pentru companiile din RM, de peste malul stâng al Nistrului, se va selecta din listă „RM-Transnistria”.
Notă: Mai jos de câmpul „Codul fiscal” se va afișa un model de cod fiscal conform formatului țării selectate, care vine în ajutor pentru completarea codului fiscal.
Atenție: În cazul în care țara de origine a nerezidentului lipsește în lista predefinită, este necesar să informați prin apel telefon Centrul unic de apel al SFS la numărul 080001525, pentru a fi adăugat în listă.
- Pentru persoanele fizice datele nu se afișează în cadrul SI „e-Factura” sau prin API și se vor introduce manual, întru respectarea legislației privind protecția datelor cu caracter personal, însă se efectuează doar validarea acestora, cu notificarea furnizorului privind corectitudinea indicării acestora și restricționarea salvării facturii fiscale în cazul indicării datelor eronate.
8) În cazul când este efectuată o livrare de produse sau servicii în cadrul unei Achiziții publice în cadrul SI „e-Factura” necesită a fi validat Contractul de achiziții publice. Acțiunea este efectuată prin selectarea opțiunii Adaugă contractul de achiziții publice și în interfața generată necesită a fi introdus numărul și data contractului de pe ștanța aplicată de către Trezoreria de Stat.
Notă: Datele privind Contractul de achiziții publice vor fi validate după etapa de completare a datelor Cumpărătorului, dat fiind faptul că validarea datelor se efectuează conform IDNO Furnizor, IDNO Cumpărător, numărul și data contractului.
9) La necesitate, se vor selecta și completa filialele pentru punctele de încărcare și descărcare a mărfii.
În câmpul Punct încărcare se va completa cu filiala, care semnifică punctul de unde se livrează marfa către cumpărător sau se va selecta filiala înregistrată de către utilizatorul cu rol de director în compartimentul Setări, procedură descrisă în sub-compartimentul 6.5 la prezentul ghid. În câmpul Punct încărcare se vor afișa filialele Furnizorului și la selectarea filialei, factura fiscală va fi vizualizată de către utilizatorii aparatului central și de către cei atribuiți filialei date, iar în cazul în care nu se va selecta nici o filială din listă, factura fiscală va fi vizualizată de către toți utilizatorii din aparatul central, care nu sunt asignați la nici o filială în cadrul sistemului.
În câmpul Punct descărcare se va indica filiala agentului economic- cumpărător, unde va fi livrată marfa sau se va selecta filiala înregistrată deja de acesta.
În câmpul Punct încărcare se vor afișa filialele Furnizorului, iar în câmpul Punct descărcare se vor afișa filialele Cumpărătorului și la selectarea filialei, factura fiscală va fi vizualizată de către utilizatorii aparatului central și de către cei atribuiți filialei date, iar în cazul în care nu se va selecta nici o filială din listă, factura fiscală va fi vizualizată de către toți utilizatorii din aparatul central, care nu sunt asignați la nici o filială în cadrul sistemului.
10) Introduceți în factura fiscală datele privind: codul, denumirea, cantitatea și valoarea bunurilor/serviciilor furnizate, cota TVA, etc. Formulele de calcul din factura fiscală se aplică în funcție de:
- cantitatea, preț unitar fără TVA și cota TVA sau
- cantitatea, cota TVA și valoarea totală;
Indiferent de modalitatea selectată pentru aplicarea formulelor de calcul, celelalte câmpuri destinate indicării valorilor bunurilor/serviciilor se blochează automat, iar ordinea introducerii datelor urmează a fi respectată.
11) Accesați butonul „Salvează și închide” pentru a salva datele concomitent cu închiderea formei de înregistrare.
Notă 2: După salvarea și închiderea facturii fiscale, este disponibil funcționalul de adăugare și încărcare a fișierelor drept anexe la aceasta. Astfel, se va deschide factura fiscală și se va accesa Adaugă detalii, iar în interfața se va accesa butonul de Adăugare a fișierelor.
După accesarea butonului de adăugare a fișierelor, cum ar fi a Avizelor de însoțire a mărfii, se va accesa opțiunea „Adaugă un rând nou”, se va atașa fișierul cu extensia pdf prin accesarea Atașați fișierul -> Selectați fișierul de pe disc.