Ce trebuie să cunoști înainte de a completa factura fiscală electronică? Răspunsul la această întrebare veți găsi în acest material, dar pentru început, atragem atenția că sistemul e-Factura prevede două cicluri de viață al facturii fiscale – ciclul lung și ciclul scurt, iar furnizorul poate elibera factura fiscală electronică alegând doar una din aceste variante. Ciclul de viaţă lung presupune că factura fiscală electronică va dobândi statutul de „finisată” după semnarea acesteia cu semnătură digitală de către Cumpărător, iar ciclul de viaţă scurt presupune că factura fiscală electronică va dobândi statutul de „finisată” după semnarea acesteia cu cea de a doua semnătură a Furnizorului. 

În conformitate cu Regulamentul cu privire la sistemul informațional automatizat de creare şi circulaţie a facturilor fiscale electronice "e-Factura", aprobat prin Ordinul Serviciului Fiscal de Stat  nr. 317 din 26.06.2020, pot fi parcurse mai multe scenarii la generarea facturii fiscale în cadrul SIA „e-Factura”, după cum urmează:

1. factura fiscală se generează în cadrul livrării de mărfuri/servicii şi ambii participanți ai tranzacției sunt utilizatori ai SIA „e-Factura” – poate fi utilizat atît „ciclul lung” de viață a facturii fiscale, cît și „ciclul scurt” de viață al facturii fiscale;
2. factura fiscală se generează în cadrul livrării mărfurilor/serviciilor însă „Cumpărătorul” nu şi-a manifestat acceptul de a primi facturi fiscale în formă electronică în raport cu „Furnizorul” respectiv – urmează a fi utilizat „ciclul scurt”;
3. factura fiscală se generează în cadrul livrării mărfurilor/serviciilor însă „Cumpărătorul” a optat pentru opțiunea de a primi facturi fiscale în formă electronică în raport cu „Furnizorul” doar prin „ciclul lung” de viață al facturii fiscale respectiv – urmează a fi utilizat „ciclul lung”;
4. factura fiscală se generează în cadrul livrării mărfurilor/serviciilor însă „Cumpărătorul” nu este înregistrat în SIA „e-Factura” – urmează a fi utilizat „ciclul scurt”.

Selectarea ciclului de viață a facturii fiscale poate fi efectuată pînă la accesarea opțiunii „Semnează” sau după aplicarea semnăturii/lor electronice.

Modificarea ciclului de viață al facturii fiscale

Potrivit pct. 14¹ din Regulamentul cu privire la sistemul informaţional automatizat de creare şi circulaţie a facturilor fiscale electronice "e-Factura", menționează că „Furnizorul” și „Cumpărătorul” pot modifica ciclul de viață al facturii fiscale, conform următoarelor scenarii:

1. Pentru factura fiscală emisă prin „ciclul lung”, din compartimentul Furnizorului „Expediate la Cumpărător” și compartimentul Cumpărătorului „Pentru acceptare”, atât Furnizorul cât și Cumpărătorul pot opta pentru opțiunea de modificare a ciclului facturii fiscale din „ciclul lung” în „ciclul scurt”. După coordonarea facturii fiscale de către „Cumpărător”, cu trecerea acesteia în compartimentul Furnizorului „La semnarea cumpărătorului” și în compartimentul Cumpărătorului „Pentru semnare”, modificarea ciclului de către Furnizor va fi posibil doar după oferirea acceptului de către Cumpărător.
2. Pentru factura fiscală emisă prin „ciclul scurt”, din compartimentul „Finisate”, atât Furnizorul cât și Cumpărătorul pot opta pentru opțiunea de modificare a ciclului facturii fiscale din „ciclul scurt” în „ciclul lung”, doar după oferirea acceptului celeilalte părți a tranzacției. La modificarea ciclului facturii fiscale din „ciclul scurt” în „ciclul lung”, aceasta trece în statutul „Pentru acceptare” la Cumpărător, iar factura fiscală își pierde statutul de factură fiscală „Finisată”, până la semnarea electronică a acesteia și de către Cumpărător.

În urma modificării ciclului de viață a facturii fiscale părțile tranzacției  vor primi o notificare prin intermediul „Cabinetului personal al contribuabilului ” privind ajustarea efectuată, începând cu 01.03.2021. 

Atragem atenția că pct. 14¹ a fost introdus prin OSFS586 din 26.11.20 și a intrat în vigoare la data de 01.01.2021. Cu toate acestea, în SIA e-Factura la moment nu este posibilă modificarea ciclului de viață al facturii fiscale electronice în modul descris în acest punct. Respectiv, în cazul în care este necesar de a fi modificat ciclul de viață al facturii fiscale, unica modalitate este de a efectua procedura de anulare a facturii fiscale. Procedura de anulare a facturii fiscale poate fi efectuată doar de către contribuabilul „Furnizor” care a emis (creat) factura fiscală.

Originalul și copiile facturii fiscale electronice

În cazul utilizării „Ciclului lung” de viață a facturii fiscale completarea, semnarea, transmiterea și recepționarea, facturilor fiscale electronice se efectuează prin intermediul SIA „e-Factura”. Originalul facturii fiscale emise prin ciclul lung se consideră a fi documentul electronic, iar exemplarele imprimate pe suport de hârtie a facturii fiscale respective se consideră a fi copii.

La utilizarea „Ciclului scurt” de viață a facturii fiscale, în cazul în care în SIA „e-Factura” este înregistrat doar „Furnizorul”, precum și în cazul în care alți participanți sunt înregistrați în sistem însă nu și-au manifestat acceptul de a primi facturi fiscale în formă electronică în raport cu „Furnizorul” respectiv, factura fiscală se va crea și semna în formă electronică de către „Furnizor”, după care acesta o va tipări pe suport de hârtie, o va semna cu semnătură olografă și o va transmite celorlalte părți (Transportator, Cumpărător) spre acceptare și semnare olografă. În cazul livrării serviciilor semnătura olografă pe exemplarul furnizorului nu este obligatorie. Originalul facturii fiscale emise prin „ciclul scurt” se consideră a fi documentul imprimat pe suport de hârtie, care va conține semnătura olografă a „Furnizorului”, care a semnat electronic pentru obținerea seriei și numărului facturii fiscale.

Semnarea și aplicarea ștampilei

Factura fiscală electronică, generată, semnată electronic și transmisă prin „Ciclul lung” de către Furnizor prin intermediul SIA „e-Factura”, imprimată ulterior pentru transportarea mărfurilor până la destinație cu transportul propriu al Furnizorului, nu este obligatoriu a fi semnată olograf și aplicată ștampila Furnizorului pe suportul de hârtie a documentului.

Potrivit prevederilor pct.13 din Ordinul Ministerului Finanțelor nr.118 din 28.08.2017, la livrarea serviciilor, semnătura și aplicarea ștampilei beneficiarului pe exemplarul facturii fiscale a furnizorului, în baza cărora sunt înregistrate veniturile, nu este obligatorie.

Pe exemplarul facturii fiscale a beneficiarului, la livrarea serviciilor, în baza căruia sunt înregistrate cheltuielile și costurile, semnătura persoanei responsabile și, după caz, aplicarea ștampilei acestuia este obligatorie.

Prin urmare, în cadrul documentării serviciilor contribuabilul urmează să opteze pentru „Ciclul scurt”, iar ulterior semnării imprimă factura fiscală pe suport de hârtie.

Vezi și:

Dispoziții generale privind utilizarea e-Facturii. Cine este obligat să elibereze factura fiscală electronică