În acest material vă prezentăm informațiile care trebuie să le cunoașteți la completarea și expedierea facturii fiscale electronice prin SIA e-Factura, în calitate de furnizor.

La indicarea de către „Furnizor” a codului fiscal al „Cumpărătorului” se va afișa următoarea informație:

1. dacă „Cumpărătorul” este înregistrat în sistemul informațional al Serviciului Fiscal de Stat;
2. dacă „Cumpărătorul” este înregistrat în calitate de utilizator al SIA „e-Factura”;
3. dacă „Cumpărătorul” acceptă primirea facturii fiscale în formă electronică în raport cu „Furnizorul” respectiv;
4. dacă „Cumpărătorul este sau nu radiat/lichidat din registrele informaționale de stat, pentru care sistemul nu va permite crearea/emiterea facturii fiscale”;
5. dacă „Cumpărătorul” este din sectorul bugetar, pentru care este obligatoriu respectarea modului de emitere a facturii fiscale conform art. 117, alin. (12) din Codul Fiscal de către Furnizor în cazul achizițiilor publice.

Utilizatorul SIA „e-Factura” poate salva documentul completat, în care eventual dorește să continue lucrul de definitivare a acestuia.

La întocmirea facturii fiscale în conformitate cu prevederile art.117¹ alin.(13) din Codul fiscal,  pentru mărfurile livrate în baza avizelor de însoțire a mărfii se indică seria și numărul avizelor de însoțire a mărfii, și în caz de necesitate în rândul 4 „Documente anexate” poate fi anexată versiunea PDF al acestor documente. La necesitate, documentele anexate la factură fiscală pot fi preventiv semnate electronic prin intermediul serviciului guvernamental de semnătură electronică MSign. Denumirea și numărul documentelor atașate la factura fiscală vor fi reflectate în compartimentul „Documente anexate”, pentru a fi vizualizate atât în versiunea electronică cât și fizică, pe suport de hârtie.

Completarea facturii fiscale în cazul tranzacțiilor efectuate în cadrul achizițiilor publice

Atragem atenția că potrivit art. 117 alin.(1²) din Codul fiscal, începând cu 1 ianuarie 2021, la efectuarea livrării impozabile în cadrul achiziţiilor publice pe teritoriul ţării, subiectul impozabil este obligat să prezinte cumpărătorului (beneficiarului) pentru livrarea respectivă factura fiscală electronică (e-factura). Pentru mai multe informații despre cine este obligat să utilizeze e-Factura, apăsați aici.

În cadrul documentării tranzacțiilor efectuate în cadrul achizițiilor publice, în temeiul art.117 alin.(1²) din Codul fiscal, numărul unic de înregistrare și data înregistrării contractului de achiziție aplicate pe ștanță de către trezoreria teritorială deserventă, se înscriu în factura fiscală prin SIA „e-Factura”, date care se validează cu Sistemul Informațional Trezorerial.

Contractele de achiziție, încheiate de către executorii de buget, inclusiv contractele încheiate cu persoane fizice, în mod obligatoriu, se înregistrează în trezoreriile teritoriale ale Ministerului Finanțelor în Registrul contractelor de achiziție cu atribuirea numărului unic de înregistrare. Conform Ordinului Ministerului Finanțelor cu privire la aprobarea modificărilor și completărilor în Normele metodologice privind executarea de casă a mijloacelor bugetului public național prin Trezoreria de Stat a Ministerului Finanțelor, elementele principale ale contractelor de achiziții publice se verifică și se includ în Sistemul Informațional al Ministerului Finanțelor, și pe ambele exemplare ale contractelor de achiziție se înscrie numărul unic de înregistrare, data înregistrării, se aplică ștanța și semnătura executorului din trezoreria teritorială deserventă.

În cazul tranzacțiilor efectuate în cadrul achizițiilor publice reglementate prin Legea nr.131/2015 privind achizițiile publice și Regulamentul achizițiilor publice de valoare mică, aprobat de Guvern prin Hotărârea „Pentru aprobarea Regulamentului cu privire la achizițiile publice de valoare mică” nr.665/2016, se va indica manual numărul și data contractului achizițiilor publice sau numărul și data contului spre plată.

Aplicarea semnăturilor electronice după completarea facturii fiscale

În urma verificării datelor facturii fiscale și la constatarea lipsei erorilor, aceasta urmează a fi semnată prin aplicarea semnăturii electronice. Cantitatea semnăturilor necesar a fi aplicate pe factura fiscală, la pozițiile „Permis eliberarea” și „Predat mărfurile/activele (serviciile)”, se stabilește individual de către contribuabil, conform ordinelor interne ale entității de desemnare și împuternicire, cu selectarea opțiunii respective în cadrul SIA „e-Factura”. În cazul în care factura fiscală este necesar a fi semnată de către o persoană responsabilă, se va plica o singură semnătură electronică în cadrul SIA „e-Factura”, iar în cazul în care pentru permisiunea de eliberare și predare a mărfurilor urmează să se aplice semnăturile electronice a două persoane responsabile, factura fiscală va fi semnată corespunzător cu aplicarea a două semnături electronice din partea Furnizorului. În cazul semnării facturii fiscale de către două persoane responsabile, după semnare de către prima persoană factura fiscală va trece în „aplicată prima semnătură”, iar după semnarea de către a doua persoană factura fiscală va trece în „aplicată a doua semnătură”. Dacă factura fiscală urmează a fi semnată de către aceeași persoană cu prima și a doua semnătură, după aplicarea unei singure semnături factura fiscală va trece direct în statutul „Aplicată a doua semnătură”.

În urma aplicării semnăturii (semnăturilor) electronice factura fiscală urmează a fi expediată în adresa cumpărătorului și transportatorului prin accesarea butonului „Expediază”.

Seria și numărul facturii fiscale

Seria și numărul facturii fiscale se generează de sistem în mod automat în procesul aplicării semnăturii electronice de către „Furnizor” în cadrul SIA „e-Factura”, atât pentru facturile fiscale semnate în cadrul SIA „e-Factura”, cât și prin API. În cazul aplicării a două semnături electronice de către „Furnizor”, seria și numărul facturii fiscale se atribuie în momentul aplicării primei semnături electronice.

Data livrării facturii fiscale

Data livrării facturii fiscale poate fi stabilită de către contribuabil atât în trecut, cât și în viitor, ținându-se cont de data efectivă a livrării mărfurilor/serviciilor.

Data eliberării facturii fiscale

Data eliberării va putea fi indicată doar cu valoarea zilei curente sau mai mare cu cel mult 10 (zece) zile calendaristice, la crearea facturii fiscale în SIA „e-Factura”.

La semnarea electronică a facturii fiscale, cu una sau două semnături electronice, data eliberării facturii fiscale va fi mai mare sau egală cu data curentă, inclusiv și la facturile fiscale încărcate în format XML sau prin API.

Dacă în cazul aplicării celei de-a doua semnătură electronică data eliberării este anterioară datei semnării, factura fiscală va fi supusă doar procedurii de anulare.

Data eliberării și/sau data livrării pot fi modificate centralizat pentru mai multe facturi fiscale noi create.

Importarea/exportarea fișierilor în/din SIA „e-Factura”

Contribuabilii pot importa în SIA „e-Factura” și/sau exporta din sistem unul sau mai multe documente simultan, în fișiere de tip XML, XLS, API. Schemele de importare pentru fiecare document și/sau integrare prin API sunt expuse în compartimentul „Ajutor” al SIA „e-Factura”.

Facturile fiscale vor fi încărcare în format XML sau prin API fără aplicarea formulelor de calcul implementate în cadrul sistemului. Contribuabilul poartă responsabilitatea deplină privind datele indicate în factura fiscală.

Perfectarea facturii fiscale în cazul transportării activelor în cadrul entității dezintegrate din punct de vedere teritorial

 SIA „e-Factura” permite perfectarea facturii fiscale în cazul transportării activelor în cadrul entității dezintegrate din punct de vedere teritorial. În acest caz entitatea ce perfectează factura fiscală pentru transportarea activelor în cadrul entității dezintegrate din punct de vedere teritorial va activa boxa 7 „Redirijări” și va indica motivul creării facturii fiscale „Non-Livrare”, prevăzute la punctul 3 subpunctele 3) 4) și 5) din Instrucțiunii privind completarea a facturii fiscale, aprobate prin Ordinului Ministerului Finanțelor nr.118/2017 „Cu privire la aprobarea formularului tipizat de document primar cu regim special „Factura fiscală”.

Pentru operațiunea de transportare a activelor în cadrul entității dezintegrate din punct de vedere teritorial, persoană responsabilă din cadrul subdiviziunii, care inițiază transferul activelor, în rândul 1 „Furnizor” a facturii fiscale, va indica denumirea entității care transportă activele specificate în coloana 10.1, adresa juridică și adresa subdiviziunii de la care are loc transferul activelor, codul fiscal și numărul de înregistrare ca plătitor de TVA, dacă acesta deține statut de plătitor de TVA.

În rândul 2 „Cumpărător/beneficiar”, după caz, se va indica denumirea și adresa subdiviziunii entității dezintegrate din punct de vedere teritorial.

Rândurile 3,4,5,6,8,9 a facturii fiscale se completează, după caz, similar facturilor fiscale pentru livrarea mărfurilor.

Crearea filialelor/departamentelor în cazul sistemului „e-Factura”

Contribuabilii dispun de posibilitatea creării filialelor/departamentelor în cazul sistemului „e-Factura”, în compartimentul „Setări”, cu stabilirea utilizatorilor din cadrul acestora și gestionarea drepturilor accesare, vizualizare, editare, semnare și anulare a facturilor fiscale. Urmare a creării filialelor de către contribuabili, la completarea facturii fiscale de către Furnizor, în compartimentul 5 „Punct de încărcare”, la necesitate, va selecta din listă una din filialele/departamentele Furnizorului, iar în compartimentul 6 „Punct de descărcare”, la necesitate, va selecta una din filialele/departamentele Cumpărătorului. Facturile fiscale care vor conține filiala/departamentul vor fi vizualizate de către utilizatorii din aparatul central și filială/departament, iar facturile fiscale în care nu s-a selectat filiala/departamentul vor fi vizualizate doar de către utilizatorii din cadrul aparatului central al contribuabilului.

Cumpărătorul va dispune de posibilitatea redirecționării facturii fiscale din aparatul central către o filială/departament sau de la o filială/departament la o altă filială/departament, fără efectuarea ajustărilor în factura fiscală semnată.