Formularul tipizat “Aviz de însoțire a mărfii” a fost aprobat prin Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 65 din 18.04.2019 și publicat în ediția nr. 148-158 a Monitorului Oficial din 26.04.2019. Instrucțiunea privind completarea formularului tipizat „Aviz de însoțire a mărfii” este prezentată în anexa nr. 2 la ordinul menționat.

Potrivit dispozițiilor privind modul de operare cu formularul tipizat „Aviz de însoţire a mărfii”, documentul se eliberează în următoarele cazuri:

a) însoţirea mărfurilor, pe timpul transportării lor, cu eliberarea ulterioară a facturii fiscale ce certifică transmiterea dreptului de proprietate, în baza avizelor emise pe parcursul perioadei fiscale (luna calendaristică) în care au fost emise avizele respective;

b) transportarea mărfurilor în afara entității (fără transmiterea dreptului de proprietate la prelucrare și de la prelucrare, la păstrare, la expertiză etc.) cu eliberarea ulterioară a facturii fiscale.

Tipărirea centralizată a formularelor avizului de însoţire a mărfii, eliberarea seriei şi diapazonului pentru imprimarea de sine stătător a avizului de însoţire a mărfii, administrarea, menţinerea, dezvoltarea şi asigurarea funcţionării sistemelor informaţionale automatizate privind evidenţa formularelor de documente primare cu regim special se efectuează de către Serviciul Fiscal de Stat.

La întocmirea Avizului de însoţire a mărfii, etaloanele valorice (preţul unitar şi valoarea) nu constituie elemente obligatorii pentru indicarea acestora în avizul de însoțire a mărfurilor. Ulterior, etaloanele valorice vor fi reflectate la întocmirea facturii fiscale.

Entitatea care ţine contabilitatea cu ajutorul sistemelor informaţionale computerizate beneficiază de dreptul imprimării de sine stătător a avizelor de însoţire a mărfurilor pentru documentarea transportării mărfurilor. Acordarea dreptului pentru tipărirea de sine stătător a avizelor de însoţire a mărfurilor se efectuează în baza recipisei emise în formă electronică, în urma depunerii de către entitate a unei solicitări prin intermediul sistemului informatic automatizat “Comandă on-line a formularelor tipizate”.

Entitatea căreia i s-a acordat dreptul pentru imprimarea de sine stătător a avizelor de însoţire a mărfurilor cu atribuirea seriei şi diapazonului de numere beneficiază de acest drept pe toată perioada activităţii de întreprinzător, fără necesitatea reconfirmării acestui drept pe parcursul perioadei menţionate.

Totodată, vă informăm că, entitatea care îşi execută dreptul la imprimarea de sine stătător a avizelor de însoțire a mărfii, în funcţie de specificul activităţii desfăşurate are dreptul să includă indicatori și să excludă reflectarea indicatorilor care nu constituie elemente obligatorii.

Facturile fiscale pot fi emise în baza unuia sau mai multor avize de însoţire a mărfii întocmite, iar numărul și data avizelor se vor indica în rubrica ”Documente anexate” a facturii fiscale.
De asemenea, factura fiscală poate fi întocmită în baza avizelor eliberate, după necesitate, la sfîrșitul zilei sau într-o altă perioadă, dar nu mai tîrziu de finele perioadei fiscale (luna calendaristică).

Coloanele 8.7, 8.8 se vor completa în cazul neacceptării mărfurilor la momentul recepționării acestora de către cumpărător/beneficiar. În cazul dat, în factura fiscală se va indica cantitatea de mărfuri acceptate de către cumpărător/beneficiar.

Avizul de însoţire a mărfii, ținînd cont de numărul părţilor implicate în operaţiunea economică efectuată, se întocmeşte de către furnizor într-un număr de:

- 3 exemplare, în cazul asigurării transportului de către furnizor sau cumpărător/beneficiar:

a) exemplarul unu se păstrează la furnizor şi va servi ca document la întocmirea facturii fiscale;

b) exemplarul doi este destinat cumpărătorului/beneficiarului pentru înregistrarea mărfurilor pînă la întocmirea facturii fiscale;

c) exemplarul trei este destinat pentru autorizaţie la ieşirea mijlocului de transport de la locul de încărcare (depozit) şi se păstrează la furnizor.

- 5 exemplare, în cazul asigurării transportării mărfurilor de către persoane terțe:

a) exemplarul unu se păstrează la furnizor;

b) exemplarul doi este destinat cumpărătorului/beneficiarului pentru înregistrarea mărfurilor pînă la întocmirea facturii fiscale;

c) exemplarul trei este destinat pentru confirmarea recepționării mărfurilor de către cumpărător/beneficiar, iar ulterior acesta urmează a fi returnat furnizorului şi va servi ca document la întocmirea facturii fiscale;

d) exemplarul patru este destinat transportatorului servind ca bază pentru evidenţa activităţii de transport;

e) exemplarul cinci este destinat pentru autorizaţie la ieşirea mijlocului de transport de la locul de încărcare (depozit) şi se păstrează la furnizor.

Evidenţa, eliberarea, păstrarea şi utilizarea avizului de însoţire a mărfii se reglementează prin Instrucţiunea privind evidenţa, eliberarea, păstrarea şi utilizarea formularelor tipizate de documente primare cu regim special, aprobată prin Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr.294 din 17 martie 1998.

În acest context vă informăm că, potrivit instrucțiunii menționate conducătorul entităţii poartă răspundere pentru starea evidenţei, păstrării şi utilizării formularelor cu regim special.

Funcţiile şi obligaţiunile persoanei responsabile de evidenţa, păstrarea, eliberarea şi perfectarea formularelor cu regim special se confirmă prin ordin, semnat de conducătorul entităţii. Formularele de strictă evidenţă se eliberează numai persoanelor, în obligaţiunile cărora intră perfectarea documentelor în cauză. La eliberarea lor, formularele cu regim special se înregistrează în registrul de evidenţă a formularelor cu regim special cu semnătura persoanei responsabile.

Persoanele responsabile de perfectarea formularelor cu regim special înregistrează în Registrul de primire-predare a documentelor M-13 datele cu privire la utilizarea formularelor conform destinaţiei. Formularele cu regim special se scot de la evidenţă conform registrului menţionat.

Registrul de evidență a formularelor cu regim special poate fi întocmit și în formă electronică. În acest caz, la solicitarea utilizatorului, entitatea este obligată să îi ofere copia documentului respectiv pe suport de hîrtie. În astfel de cazuri semnătura nu constituie un element obligatoriu, iar modalitatea de identificare a persoanelor care au iniţiat, dispus şi/sau aprobat introducerea informaţiei în registrul respectiv se stabileşte prin proceduri interne.

Ordinul MF nr. 65 din 18.04.2019 a intrat în vigoare începînd cu 1 mai curent.