Facturarea electronică în Republica Moldova. Premise şi oportunităţi.

În Republica Moldova, ca şi în alte state ale lumii, factura reprezintă un document contabil întocmit în cadrul unei tranzacţii (operaţiuni) economice de către partea furnizoare în favoarea părţii beneficiare. Factura, de regulă, conţine elemente prestabilite, necesare identificării şi evidenţei contabile a operaţiunii economice, precum şi deducerii impozitelor prevăzute de lege. Aceste elemente, pot include lista cu mărfurile (bunurile) vîndute sau serviciile prestate beneficiarului (clientului) de către furnizor, datele de identificare fiscală ale clientului, datele furnizorului, preţul unitar, cota TVA, cantitatea şi suma totală a facturii.        

Procesul de facturare este conceput deseori drept un proces ce literalmente are loc prin emiterea facturilor pe suport de hîrtie, întrucît este considerat că hîrtia are o valoare juridică sporită. Totuşi, în pofida acestor preconcepţii, observăm astăzi că tehnologiile informaţionale înregistrează o ascensiune rapidă privind lansarea şi utilizarea acestor tehnologii în rîndurile societăţii, făcînd astfel iminentă tranziţia de la versiunea tradiţională a facturii (pe suport de hîrtie) la versiunea electronică a acesteia. Această tendinţă se manifestă evidenţiat la nivel internaţional, cu predilecţie în ţările membre ale Uniunii Europene (UE), iar Republica Moldova nu putea constitui o excepţie de la acest trend de schimbări progresiste, avînd în vedere şi aspiraţiile sale de aderare la UE.

Astfel, la 11 februarie curent, Guvernul, prin intermediul Serviciului Fiscal de Stat şi Centrului de Guvernare Electronică, a lansat în regim pilot serviciul electronic „e-Factura”, fiind în premieră pentru Republica Moldova, dar şi pentru majoritatea ţărilor lumii, deoarece actualmente sunt doar cîteva state ce utilizează factura în format electronic. SIA „e-Factura” este destinat în special mediului business pentru asigurarea emiterii şi circulaţiei on-line a facturilor şi facturilor fiscale. Acest serviciu se înscrie în programul de e-transformare, pe care Guvernul s-a angajat să-l implementeze pînă în anul 2020 - cînd toate serviciile publice urmează să fie digitizate.

Serviciul „e-Factura” va fi implementat în trei etape: etapa pilot (11.03.2014), etapa experimentală (01.06.2014) şi etapa industrială (01.01.2014), prima etapă fiind deja în derulare. Pe tot parcursul celor trei etape, factura electronică emisă prin serviciul electronic „e-Factura” are valoare juridică şi se supune regulilor de întocmire prevăzute de normele legale în vigoare.

„e-Factura” nu este obligatorie, fiind dezvoltată ca o soluţie de alternativă pentru a uşura activitatea agenţilor economici - furnizori, transportatori şi cumpărători de bunuri şi servicii, precum şi a SFS în procesul de administrare fiscală.Totodată, emiterea unei şi aceleiaşi facturi se va face utilizînd exclusiv  una dintre cele două modalităţi, la alegerea emitentului: în formă electronică, prin serviciul „e-Factura” sau pe suport de hârtie.

Pentru a reglementa domeniul a fost amendat Codul fiscal, în vederea introducerii termenului de factură în formă electronică. Este de menţionat că serviciul include cele două tipuri de facturi reglementate de legislaţie: Factura şi Factura fiscală (în continuare ambele denumite – factură). La fel, factura în formă electronică respectă formatul, structura şi conţinutul formularelor stabilite de Ordinele Ministerului Finanţelor nr. 115 din 06.09.2010 ”Cu privire la aprobarea şi completarea formularului tipizat de document primar cu regim special “Factură fiscală“ şi nr. 47 din 31.03.2010 ”Cu privire la aprobarea formularului tipizat de document primar cu regim special “Factură“ şi conţine marca temporală care certifică momentul emiterii şi aplicării semnăturii electronice a emitentului facturii, beneficiarului şi după caz a transportatorului.   

În calitate de participanţi ai procesului de facturare, în serviciu sînt incluşi furnizorul, beneficiarul (cumpărătorul) şi transportatorul. „e-Factura” este o aplicaţie web de tip „SaaS” (Software as a Service) integrată cu serviciile guvernamentale de platformă „MSign”, „MPass”, „MLog” şi „MNotify”. Aplicaţia este găzduită în platforma tehnologică comună „MCloud” şi corespunde cerinţelor de securitate inerente.

Pentru semnarea facturilor în format electronic pot fi utilizate toate certificatele aferente semnăturii electronice disponibile în Republica Moldova, şi anume semnătura mobilă eliberată de operatorii de telefonie mobilă, semnătura digitală eliberată de Î.S. ”Centrul de Telecomunicaţii Speciale” şi semnătura electronică de autentificare eliberată de Î.S. „Fiscservinform”- administratorul tehnico-tehnologic al SFS. Serviciul garantează în acest sens autenticitatea şi integritatea conţinutului facturii electronice, inclusiv pentru cazurile de litigii şi soluţionării acestora în instanţele de judecată.

Din punct de vedere al fluxurilor de emitere şi circulaţie, „e-Factura” presupune două scenarii de funcţionare. Aşadar, conform scenariului 1, în serviciu trebuie să fie înregistrate toate cele trei părţi constituente: Furnizor, Cumpărător, Transportator sau cel puţin două dintre acestea: Furnizor, Cumpărător. În acest caz, factura va fi generată de Furnizor, semnată digital cu 2 semnături, respectiv expediată la Transportator şi Cumpărător pentru examinare, acceptare şi semnare digitală. Factura va circula exclusiv în formă electronica între toate părţile, iar originalul facturii/facturii fiscale se va considera forma electronică a acesteia. În cazul tranzacţiilor cu mărfuri, serviciul permite tipărirea facturii pe suport de hîrtie simplă, fără semne speciale de protecţie încorporate, care se va considera copia documentului electronic. Astfel, în procesul de transport a mărfii, aceasta poate fi însoţită de copia pe suport de hîrtie a facturii electronice, care conţine un cod „QR” (Data Matrix) aplicat la tipărire. În rezultatul scanării codului enunţat - se afişează offline date generale despre factură şi o adresă de tip „URL securizat”, ce poate fi accesată on-line de reprezentanţii organelor de stat investite cu drepturi de control pentru obţinerea mai multor detalii despre factură (pentru verificarea autenticităţii acesteia). 

Potrivit scenariului 2, în sistem poate fi înregistrat doar Furnizorul, care va crea şi semna digital factura în formă electronică, după care o va tipări pe suport de hîrtie fără semne speciale de protecţie încorporate, o va semna olograf şi o va transmite celorlalte părţi (Transportator, Cumpărător) spre acceptare şi semnare olografă. În acest caz, originalul facturii se va considera cel pe suport de hîrtie. Pentru acest scenariu, instrumentele de verificare a autenticităţii sînt similare scenariului 1.  

Avantajele e-Facturii 

Lansarea „e-Facturii” în Republica Moldova, reprezintă primul pas orientat spre racordarea la legislaţia comunitară(Directiva 2001/115/EC din 20 decembrie 2001 privind amendarea Directivei 77/388/EEC cu referire la simplificarea, modernizarea şi armonizarea condiţiilor stabilite pentru facturare a taxei pe valoare adăugată; Recomandările Comisiei din 19.10.1994 privind aspectele legale ale schimbului de date electronice etc.), ce prevede liberalizarea emiterii facturilor în sensul abolirii regimului special al acestor documente şi trecerea domeniului dat din responsabilitatea statului în cea a emitenţilor. La această etapă, Guvernul s-a văzut obligat să preia iniţiativa, respectiv să furnizeze un asemenea serviciu şi totodată să garanteze integritatea şi securitatea datelor. Chiar dacă domeniul facturilor nu a fost încă liberalizat în întregime, aşa cum statuează legislaţia comunitară, facturile fiind în continuare formulare tipizate de documente primare cu regim special emise, înseriate şi numerotate de Inspectoratul Fiscal Principal de Stat, pot totuşi fi enumerate o serie de avantaje pentru emitenţii şi beneficiarii serviciului „e-Factura”, care aduc un plus de valoare domeniului dat, extrem de important pentru economia statului.

- Unul din avantajele primordiale pe care serviciul le introduce este posibilitatea de imprimare a facturilor prin intermediul serviciului „e-Factura” pe hîrtie simplă fără însemne speciale de protecţie. Reglementarea regimului juridic al facturilor pe hîrtie simplă este prevăzută în Ordinul Ministerului Finanţelor nr. 18 din 10.02.2014, ce operează modificări şi completări la Ordinele Ministerului Finanţelor nr. 115 din 06.09.2010 şi nr. 47 din 31.03.2010. Utilizarea facturii electronice reduce cheltuieli de procurare a formularelor pe hârtie specială, tipărirea facturilor, reduce cheltuielile legate de întreţinerea personalului responsabil de gestionarea facturilor, reducerea cheltuielilor de întreţinere a facturilor (cheltuieli de arhivă, depozitare, transportare etc.). În acelaşi timp, se va atrage atenţia asupra faptului că „e-Factura” este un serviciu voluntar (alternativ), prin urmare formularele facturilor pe suport de hîrtie cu însemne de protecţie pot circula în continuare în paralel cu facturile pe suport de hîrtie simplă şi respectiv facturile în formă electronică.

- Un alt avantaj derivă din art. 1181 alin.(3) din Codul fiscal, prin care este suprimată obligaţia de înregistrare în „Registrul General Electronic al Facturilor Fiscale”  a facturilor fiscale generate prin serviciul „e-Factura”. Totodată, însă, pentru facturile fiscale emise pe suport de hîrtie specială care nu au fost generate în „e-Factura”, furnizorul este obligat să le înregistreze în SIA „Registrul General Electronic al Facturilor Fiscale” în conformitate cu art.1181 din Codul fiscal.

- Pot fi nominalizate de asemenea şi alte beneficii complementare, cum ar fi: creşterea operativităţii înregistrării datelor privind tranzacţiile, eliminând necesitatea adresării permanente la sursele informaţionale pe mijloace de hârtie; reducerea riscului falsificării facturilor, bazată pe înregistrarea imediată, acceptarea, respingerea sau anularea; evitarea lacunelor şi erorilor efectuate de emitenţi în urma emiterii facturilor; excluderea riscului pierderii facturilor, deoarece toată informaţia privind facturileemitentului şi beneficiarului se păstrează în serviciul „e-Factura”.

Etapele de înregistrare şi utilizare a SIA „e-Factura” pot fi vizualizate  pe site-ul servicii.fisc.md (accesînd link-ul).

Pentru informaţii suplimentare privind serviciul ”e-Factura” accesaţi portalul servicii.fisc.md şi www.servicii.gov.mdsau apelaţi cu încredere Centrul de Asistenţă al Serviciilor Publice Electronice, la numărul de telefon (022) 820-000.